Onboarding Digital: Guia completo que vai ajudar sua empresa

Com o avanço das tecnologias digitais, as empresas precisam se adaptar e modernizar seus processos para permanecerem competitivas. Dito isso, um dos conceitos que emergiu desse movimento é o Onboarding Digital, que vai muito além dos tramites de admissão e integração de colaboradores junto às empresas. Logo, trata-se de um processo abrangente que utiliza tecnologias digitais para validar informações, autenticar dados e capturar documentos de forma eficiente e segura. Contudo, você sabe na prática como implementar o Onboarding Digital na sua empresa e quais ferramentas podem agregar nesse processo? Isso posto, este artigo explorará o que é o Onboarding Digital, seu funcionamento, vantagens, tipos, como implementá-lo, as ferramentas necessárias e a importância da assinatura eletrônica nesse contexto.

O que é Onboarding Digital?

Conforme já mencionado, o Onboarding Digital, diferentemente do Onboarding tradicional, vai muito além do processo de integração de novos colaboradores nas companhias. Nesse aspecto, ele consiste na integração de tecnologias digitais para validar e autenticar informações em diversos processos empresariais. Dito isso, esse conceito abrange a verificação de autenticidade e validade de dados de clientes, fornecedores e outros usuários. Portanto, o objetivo é agilizar e tornar mais seguro o processo de cadastro e validação de informações, utilizando ferramentas digitais avançadas.

Como ele funciona?

Em suma, o Onboarding Digital funciona por meio da utilização de várias tecnologias e ferramentas que permitem a verificação e autenticação de informações de forma automatizada e segura. Assim sendo, aqui estão os principais componentes:

• Coleta de dados: Captura de informações através de formulários digitais ou aplicativos móveis.
• Verificação de identidade: Utilização de ferramentas que verificam a autenticidade dos documentos fornecidos, como RG, CPF e comprovantes de endereço.
• Autenticação biométrica: Uso de reconhecimento facial, impressões digitais ou outras tecnologias biométricas para garantir que a pessoa seja realmente quem diz ser.
• Validação de dados: Comparação das informações fornecidas com bancos de dados oficiais ou fontes confiáveis para confirmar sua veracidade.
• Armazenamento seguro: Armazenamento das informações coletadas em sistemas seguros, protegidos contra acessos não autorizados.

Quais são as vantagens do Onboarding Digital?

O Onboarding Digital revoluciona a forma como as empresas realizam os processos de cadastramento e validação de informações, oferecendo uma ampla gama de vantagens. Logo, entre essas vantagens, destacam-se:

Agilidade no Processo

O Onboarding Digital reduz substancialmente o tempo necessário para validar e autenticar informações, permitindo que decisões sejam tomadas com celeridade, sendo útil, assim, em ambientes de negócios dinâmicos, onde a velocidade de resposta pode determinar o sucesso de uma operação.

Segurança

Utilizando tecnologias avançadas, como criptografia e autenticação multifatorial, o Onboarding Digital garante que os dados sejam mantidos íntegros e autênticos, minimizando, portanto, os riscos de manipulação de informações e acessos não autorizados, proporcionando uma camada adicional de segurança para as empresas.

Redução de fraudes

A validação precisa e segura das informações reduz substancialmente o risco de fraudes. Então, ao cruzar dados com fontes confiáveis e utilizar algoritmos de detecção de inconsistências, o sistema identifica e impede tentativas de fraude, protegendo a empresa e seus clientes.

Melhor experiência de usabilidade

O processo de cadastro e validação se torna mais fácil e intuitivo para colaboradores, clientes e fornecedores. Com isso, o Onboarding Digital elimina a necessidade de procedimentos complicados e demorados, oferecendo uma experiência mais agradável e eficiente para todos os envolvidos.

Economia de recursos

Ao reduzir a necessidade de papel e outros materiais físicos, o Onboarding Digital possibilita uma importante economia de tempo e dinheiro. Ademais, a diminuição do uso de recursos físicos contribui para práticas empresariais mais sustentáveis, alinhando a empresa com princípios ecológicos.

Conformidade

Manter-se em conformidade com as regulamentações de proteção de dados e segurança da informação é fundamente para as empresas. Sob esse ponto de vista, o Onboarding Digital ajuda a empresa a atender a esses requisitos, automatizando a coleta e o armazenamento seguro de informações sensíveis, e assegurando que todas as normas regulatórias sejam rigorosamente seguidas.

Portanto, vale ressaltar que essas vantagens fazem do Onboarding Digital uma ferramenta essencial para empresas que buscam otimizar seus processos internos, melhorar a segurança das informações e proporcionar uma experiência mais eficiente e segura para todos os seus usuários.

Tipos de Onboarding Digital

Podemos aplicar diferentes tipos de Onboarding Digital conforme as necessidades de cada negócio. Por exemplo:

Onboarding de Colaboradores

Integração de novos funcionários através da validação de documentos e dados pessoais.

Onboarding de Clientes

Validação de informações de novos clientes para abertura de contas, contratação de serviços, entre outros.

Onboarding de Fornecedores

Verificação e autenticação de dados de novos fornecedores para garantir a confiabilidade e segurança nas transações comerciais.

Onboarding de Usuários

Validação de informações para acesso a sistemas, plataformas ou aplicativos, garantindo que apenas usuários autorizados tenham acesso.

Como fazer um Onboarding Digital?

Para implementar um Onboarding Digital eficaz, recomenda-se seguir esses passos:

• Mapeamento de Necessidades: Identifique quais processos precisam de validação e autenticação de informações.
• Escolha das Ferramentas: Selecione tecnologias que atendam às necessidades de coleta, verificação e autenticação de dados.
• Desenvolvimento de Políticas: Estabeleça políticas e procedimentos claros para a coleta e validação de informações.
• Monitoramento e Feedback: Acompanhe o desempenho do processo e colete feedback para melhorias contínuas.

Quais ferramentas são necessárias para um Onboarding Digital?

Para garantir um Onboarding Digital bem-sucedido, diversas ferramentas são importantes, cada uma desempenhando um papel relevante na facilitação e segurança do processo. Nesse sentido, entre essas ferramentas, podemos destacar:

• Sistemas de Gestão de Identidade (IDM): Os Sistemas de Gestão de Identidade (IDM) são fundamentais para gerenciar e autenticar identidades digitais. Assim, eles garantem que apenas usuários autorizados tenham acesso a informações e recursos específicos, mantendo a segurança dos dados e a integridade do processo de Onboarding Digital.
• Plataformas de Verificação de Documentos: As plataformas de verificação de documentos são utilizadas para validar a autenticidade dos documentos fornecidos durante o processo. Então, elas verificam se os documentos são genuínos e se correspondem às informações fornecidas, ajudando, portanto, a prevenir fraudes e garantir a precisão dos dados.
• Ferramentas de Autenticação Biométrica: As ferramentas de autenticação biométrica confirmam a identidade do usuário através de dados biométricos, como impressões digitais, reconhecimento facial ou íris. Essa forma de autenticação é altamente segura e dificulta a falsificação de identidades, garantindo, assim, que somente indivíduos autorizados completem o processo.
• Sistemas de Gestão de Dados (DMS): Os Sistemas de Gestão de Dados (DMS) são essenciais para armazenar e proteger as informações coletadas durante o processo de Onboarding Digital. Eles organizam e mantêm os dados de forma segura, permitindo o acesso controlado e a gestão eficiente das informações, além de garantir conformidade com as regulamentações de proteção de dados.
• Plataformas de Assinatura Eletrônica: As plataformas de assinatura eletrônica são de suma relevância para facilitar a assinatura de documentos de forma rápida, prática e segura. Nesse sentido, essas plataformas utilizam tecnologias de criptografia para garantir que as assinaturas sejam legítimas e que os documentos não sejam alterados após a assinatura, proporcionando um nível elevado de segurança jurídica.

Assinatura Eletrônica no Onboarding Digital

A assinatura eletrônica é um componente de suma relevância e agregador do Onboarding Digital, permitindo que documentos importantes sejam assinados de forma rápida, segura e com validade jurídica, independentemente da localização geográfica do usuário. Sob esse ponto de vista, utilizar uma ferramenta de assinatura eletrônica, como a oferecida pela Qualisign, empresa especializada em formalização digital com mais de 30 anos no mercado, garante que o processo de assinatura seja eficiente e seguro. Entre os serviços oferecidos pela empresa, o Onboarding Digital que checa as informações de indivíduos e empresas na Receita Federal se destaca, aumentando a confiabilidade e segurança nos processos de cadastramento e assinatura de documentos eletrônicos e reduzindo riscos no processo da formalização digital.

Durante o cadastramento ou a assinatura eletrônica, é possível validar informações de empresas e indivíduos junto à RFB, verificando dados como nome completo ou razão social, situação cadastral e situação do contribuinte.

Ademais, há diversos atributos no serviço do Onboarding Digital da QualiSign, como a validação flexível, que permite que a validação seja opcional ou obrigatória, somente para CNPJ ou CPF, ou para ambos CNPJ/CPF.

Além disso, há critérios para consultas, onde o Portal permite apenas o cadastro de CNPJ ativo ou nulo e CPF regular, suspenso ou pendente de regularização, ou seja, outras situações cadastrais junto à RFB não serão permitidas.

Por fim, também é válido destacar sobre a validação no ato da assinatura eletrônica, que pode ser realizada também no momento da assinatura de pessoas físicas, ao requerer o CPF e data de nascimento.

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O Portal QualiSign permite uma experiência plena no âmbito da formalização digital. Além do Onboarding Digital, diversos serviços podem ser utilizados em uma única plataforma, como: Assinatura Digital e Eletrônica, recebimento de valores logo após assinatura de contratos, Carimbo de Tempo, Certificado Digital e muitos outros. Além disso, a QualiSign possui diferenciais únicos, como: atribuição dos acessos conforme perfil de cada usuário, acesso exclusivo aos documentos para usuários associados ao seu respectivo departamento, acesso restrito, integração com outros softwares do mercado, funcionalidades customizadas e muito mais. Para falar com um especialista e conhecer melhor todas essas soluções, clique aqui.

Conclusão

A implementação do Onboarding Digital transforma a gestão de integração e validação de informações nas empresas. Nesse aspecto, este processo agiliza e aumenta a segurança dos cadastros, oferecendo uma experiência mais fluida para colaboradores, clientes, fornecedores e usuários. Com tecnologias avançadas como autenticação biométrica e verificação de documentos, as empresas reduzem fraudes, economizam recursos e garantem conformidade com regulamentações de proteção de dados.

Ferramentas corretas são essenciais. Por exemplo, sistemas de Gestão de Identidade (IDM), plataformas de verificação de documentos e ferramentas de autenticação biométrica são fundamentais. Além disso, a assinatura eletrônica é crucial para a formalização rápida e segura de documentos.

Empresas como a QualiSign integram essas tecnologias com sucesso, oferecendo soluções que garantem a validade jurídica das assinaturas e a segurança das informações. Portanto, adotar o Onboarding Digital moderniza processos e posiciona as empresas para competir em um mercado dinâmico.

A adaptação ao Onboarding Digital é necessária para a sustentabilidade e crescimento das empresas. Sendo assim, implementar essas tecnologias garante segurança, conformidade e uma experiência superior para todos os usuários.

Luiz Rodrigues

Olá! Sou Luiz Rodrigues, pai de três filhos e Diretor de Marketing da QualiSign. Sou formado em Processamento de Dados e pós-graduado em Administração pela USP. Com 13 anos de experiência na área de formalização digital, participei da idealização de soluções inovadoras neste mercado.