Assinatura Digital: o que é e como fazer

Você já imaginou como a tramitação de papéis dentro da sua empresa pode prejudicar a produtividade, agilidade e os recursos financeiros do seu negócio? O fluxo burocrático gerado pela formalização manual de documentos pode explicar isso, exigindo interação com vários fornecedores e consumindo muito tempo. Essa situação pode resultar na interrupção das operações comerciais e até mesmo prejudicar a reputação da empresa. Vejamos, o fluxo manual de formalização de documentos, geralmente envolve a impressão de papéis, serviços de transportes como motoboys e correios para envios dos documentos, reconhecimento de firma em cartório, digitalização, guarda física e, eventualmente, a recuperação de documentos perdidos. Sendo assim, além de ser um fluxo complexo, pode acarretar em extravios dos documentos físicos, o que pode ter impactos nas relações comerciais.

Nesse sentido, a assinatura digital surge para simplificar esse fluxo com total segurança, agilidade e controle. Com ela, é possível formalizar um documento em questão de horas ou até minutos o que, no caso de um documento em papel, demandaria dias ou até meses para avançar no processo manual. Nesse artigo vamos mergulhar no mundo da assinatura digital, explicando a sua função, aplicabilidades e a esclarecer definitivamente a famosa questão: qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?

O que é Assinatura Digital?

A assinatura digital equivale no mundo digital à assinatura manuscrita em documentos físicos. Nesse contexto, ela consiste em um mecanismo robusto que garante a autenticidade e a integridade de documentos eletrônicos. Isso ocorre pelo fato dela carregar consigo algoritmos matemáticos e chaves criptográficas que a tornam altamente segura e impossibilitam a sua falsificação. Além disso, para realizá-la, é necessário possuir um certificado digital, pois é nele que residem as chaves criptográficas necessárias para o ato da assinatura.

Como funciona?

Conforme mencionado, a ela através de um par de chaves criptográficas, existentes no certificado digital do titular, sendo uma chave pública e uma chave privada. A chave privada associada ao documento produz a assinatura digital, enquanto a chave pública pode ser utilizada para decifrar o documento ou verificar a autenticidade da autoria. Sob esse ponto de vista, é importante enfatizar que essas chaves são únicas para cada signatário.

Quais as vantagens?

Entre as principais vantagens para pessoas físicas, podemos destacar:

• Praticidade e comodidade: As pessoas físicas podem assinar documentos digitalmente, sem a necessidade de deslocamentos físicos. Logo, isso economiza tempo e esforço, sobretudo em transações envolvendo partes localizadas em diferentes regiões.
• Redução de custos: A assinatura digital elimina gastos com impressão, digitalização, reconhecimento de firma em cartório, transporte, armazenamento de documentos físicos e a utilização papéis.
• Segurança: Conforme dito anteriormente, a assinatura digital utiliza criptografia avançada para garantir a autenticidade e integridade dos documentos.
• Agilidade nos processos: É possível realizar os processos de assinatura e aprovação de documentos de forma célere, sem os atrasos causados pelo envio físico de papéis ou espera por assinaturas presenciais.

Por sua vez, para pessoas jurídicas, além das vantagens destacadas para pessoas físicas, podemos mencionar também:

• Redução de custos e burocracia: As empresas podem agilizar processos internos e externos, eliminando, assim, a necessidade de tramitação de papelada e simplificando fluxos de trabalho. Sendo assim, há maior eficiência operacional e redução de custos administrativos. Além disso, a redução de custos é um dos benefícios mais visados no âmbito corporativo pois elimina gastos com impressão, digitalização, reconhecimento de firma em cartório, transportes e armazenamento de documentos físicos. Saiba quanto a sua empresa pode obter de redução de custos no simulador da QualiSign.
• Compliance e rastreabilidade: Ao assinar digitalmente, as empresas podem garantir a autenticidade e integridade de documentos, além de conseguir rastrear todas as alterações feitas nos arquivos assinados. Isso é crucial para auditorias, conformidade regulatória e proteção contra fraudes.
• Controle: A assinatura digital não só garante a integridade dos documentos eletrônicos, mas também permite acesso instantâneo a eles a qualquer momento e de forma digital. Nessa perspectiva, isso facilita a consulta, compartilhamento e gestão dos documentos.
• Maior competitividade: Empresas que possuem a formalização digital em suas rotinas, estão melhor posicionadas para competir em um mercado globalizado e digital. Nesse sentido, elas podem responder mais rapidamente às demandas dos clientes, fechar negócios com mais eficiência e oferecer uma experiência mais conveniente aos clientes.
• Foco nos negócios e produtividade: Ao eliminar tarefas manuais e ganhando maior agilidade com as soluções de formalização digital, as empresas podem direcionar seu foco ao core bussines. Da mesma forma, os colaboradores podem obter maior produtividade com atividades mais relevantes.

Onde usar?

É possível aplicar a assinatura digital em diversos tipos de documentos e situações. Podemos destacar a sua utilização nos seguintes casos:

• Contratos e outros documentos comerciais e jurídicos;
• Documentos fiscais e contábeis;
• Transações bancárias e financeiras;
• Autorizações médicas e de saúde, programa de controle de médico de saúde ocupacional e programa de gerenciamento de riscos;
• Declaração de imposto de renda e outros serviços prestados pela Receita Federal;
• Em diversos documentos de Recursos Humanos que necessitam ser enviados para órgãos governamentais.

Assinatura Digital vs Assinatura Eletrônica: Entenda as diferenças

Existem vários tipos de assinaturas eletrônicas, como, por exemplo: login e senha, duplo fator de autenticação, biometria e reconhecimento facial, token e, sobretudo, a assinatura digital. Logo, nota-se que a assinatura digital é um dos tipos de assinaturas eletrônicas. A QualiSign simplifica a diferenciação das duas assinaturas com uma analogia interessante. Podemos comparar a assinatura eletrônica a uma floresta, onde, por sua vez, a assinatura digital é uma das muitas espécies de árvores presentes nessa floresta. Uma outra forma para diferenciar as duas assinaturas, é lembrando que todos os tipos de assinatura eletrônica não necessitam de um certificado digital, exceto a assinatura digital. Dito isso, dada à associação direta entre o conteúdo assinado e a autenticidade inequívoca do certificado digital, documentos assinados digitalmente possuem um maior nível de segurança comparando com as outras formas de assinaturas eletrônicas.

Como fazer uma Assinatura Digital?

A assinatura digital pode ser efetuada por qualquer dispositivo (desktop, celular, tablet, entre outros) e, normalmente, o passo a passo ocorre da seguinte forma:

• Certificado Digital: Emita um certificado digital junto à uma autoridade certificadora confiável. A AR – QualiSign realiza a emissão de certificados digitais presencial ou por videoconferência.
• Plataforma de Formalização Digital: Cadastre-se em alguma plataforma confiável de assinatura digital que seja homologada à ICP-Brasil. A QualiSign disponibiliza diversos planos que podem ser adequados às necessidades de empresas de variados portes e segmentos.
• Upload: Em seguida, faz-se o upload dos documentos que devem ser assinados.
• Workflow: Após o upload, o usuário identifica no workflow os signatários que devem assinar os documentos.
• Notificações: Os signatários responsáveis por assinar os documentos serão notificados. O Portal QualiSign realiza as notificações por e-mail, SMS, WhatsApp com um link para acessar o documento na plataforma. Também é possível acessar via aplicativo, por qualquer dispositivo.
• Assinatura: Por fim, após receberem a notificação de “documentos para assinar”, os signatários efetivam a assinatura digital, em poucos minutos, junto ao seu certificado digital cadastrado.
• Finalização: Após todos os signatários realizarem as suas assinaturas no documento, a plataforma gera uma versão final do documento assinado, que pode ser enviada automaticamente por todos envolvidos no processo.

Como fazer uma Assinatura Digital pelo celular?

Conforme mencionado no tópico acima, é possível assinar digitalmente por meio de qualquer dispositivo móvel, eliminando, assim, barreiras geográficas e possibilitando a realização de transações e acordos globais.

Em suma, o passo a passo para assinar em dispositivos móveis ocorre da seguinte forma:

• Baixe o App: Com o certificado digital já emitido e com o cadastro em uma plataforma de formalização digital, deve-se baixar um aplicativo de assinatura digital. O aplicativo da assinatura da QualiSign está disponível no Google Play e App Store, em três idiomas (português, inglês e espanhol).
• Upload: Em seguida, é necessário carregar os documentos.
• Assinatura: O próximo passo é a efetivação da assinatura digital. Ela pode ser realizada individualmente ou em lote.

Quanto tempo demora para fazer uma Assinatura Digital?

O tempo necessário varia de acordo com o processo e a tecnologia utilizada. Entretanto, em geral, o processo pode levar apenas alguns minutos.

Assinatura Digital tem validade jurídica?

Sim, ela possui validade jurídica em diversos países ao redor do mundo. No Brasil, diversas legislações reconhecem a validade jurídica da assinatura digital, incluindo a Medida Provisória 2.200/2001 que a equipara à uma assinatura de próprio punho em termos de validade legal, conferindo ao documento eletrônico a mesma credibilidade e aceitação em processos legais. Em resumo, ela possui validade jurídica inquestionável.

Bônus: Os benefícios da Assinatura Digital para o meio ambiente

Assinar digitalmente contribui substancialmente com a preservação do meio ambiente, visto que isso reduz o consumo de papel e a emissão de poluentes relacionados à produção e transporte de documentos físicos. Ademais, elimina a necessidade de armazenamento físico, poupando espaço e recursos naturais. Sendo assim, trocando o papel pelo digital, economiza-se água, energia e árvores. Saiba quanto a sua empresa pode contribuir com o meio ambiente utilizando o simulador de sustentabilidade da QualiSign.

Conclusão

A assinatura digital é uma ferramenta essencial para a transformação digital, visto que proporciona segurança, agilidade, controle, redução de custos, melhor experiência para os usuários e praticidade em transações comerciais, jurídicas e financeiras, além de estar alinhada com as boas práticas de preservação do meio ambiente. Logo, pessoas físicas e empresas de variados segmentos e portes, com a implementação dessa tecnologia fundamental, dão um passo significativo na modernização e eficiência dos processos se mantendo competitivas na era digital.

Agora que você já sabe tudo sobre assinatura digital, também precisa saber que ela está disponível junto com outros diversos serviços de formalização digital como: carimbo de tempo, certificado, serviço de recebimento via PIX após assinatura do contrato e muito mais, em uma única plataforma. Clique aqui para falar com um especialista da QualiSign, empresa referência no mercado de formalização digital.

Luiz Rodrigues

Olá! Sou Luiz Rodrigues, pai de três filhos e Diretor de Marketing da QualiSign. Sou formado em Processamento de Dados e pós-graduado em Administração pela USP. Com 13 anos de experiência na área de formalização digital, participei da idealização de soluções inovadoras neste mercado.