A tramitação de documentos dentro das empresas é um processo muito antigo, onde, outrora, eram pilhas de papéis para lá e para cá. Analisando um pouco mais a fundo a gestão manual de papéis, vemos que há diversos gargalos enfrentados pelas empresas, o que se traduz em custos e maior carga de trabalhos manuais. Contudo, mais recentemente, a gestão eletrônica de documentos nasceu para eliminar ou reduzir os gargalos resultantes da gestão manual. Sob essa ótica, com a gestão eletrônica, além da redução de custos garantida, ganha-se produtividade de seus colaboradores que podem, a partir daí, focar no core business da empresa e não mais em procedimentos arcaicos e burocráticos que comprometem o cotidiano corporativo.
Todavia, é interessante compararmos os dois cenários.
A gestão manual pode acarretar em alguns agravantes como na dificuldade de localizar o documento, visto que nesse caso, se faz necessário lidar com pilhas de papéis. Além disso, o processo manual também exige gastos com serviços de entrega como motoboy ou correios, tanto para a coleta de assinatura dos signatários quanto para envio ao cartório a fim de reconhecer firma. Ou seja, a assinatura de um contrato pode ser prejudicada pois depende da atuação de um terceiro que está suscetível há fatores externos como greves, calamidades públicas, entre outros, que impedem a atuação dos transportes.
Ademais, outro agravante acarretado pela tramitação manual de documentos é o extravio. Com isso, o prejuízo pode ser imensurável com impacto na imagem da empresa e na continuidade dos negócios referente ao documento extraviado.
Por outro lado, a gestão eletrônica de documentos gera uma série de benefícios como:
A gestão dos documentos de maneira eletrônica propicia a centralização dos documentos em um único painel digital. Portanto, há um controle amplo sobre os documentos. Com isso, sabe-se quais documentos estão pendentes de assinatura, quais documentos foram assinados, quem falta assinar e assim por diante.
Na gestão eletrônica, diferentemente da gestão manual, não há riscos de extravios. Então, um dos agravantes que pode prejudicar substancialmente as empresas é eliminado com o processo eletrônico.
Em contraponto ao cenário manual, no mundo digital não é preciso o envio de documentos para reconhecimento de firma no cartório pois a assinatura digital possui validade jurídica inquestionável e pode ser realizada com celeridade, por meio de um workflow, onde todos os signatários podem assinar por meio de qualquer dispositivo. Por conseguinte, não se faz mais necessário depender de serviços de transportes como correios e motoboys.
Com a gestão eletrônica de documentos também não é necessário a guarda física e a atuação de fornecedores no âmbito da digitalização, até porque o documento nasce já no meio digital. Além disso, os documentos ficam muito mais acessíveis e seguros caso seja preciso acessá-los. Logo, a pesquisa de um documento pode ser realizada em um painel em poucos segundos, não mais se fazendo necessário buscas em pilhas de papel.
Conforme já mencionado, a gestão eletrônica de documentos é centralizada em um único fornecedor, possibilitando a criação dos documentos, tramitação no workflow para assinaturas dos signatários, envio por e-mail ou SMS de assinaturas pendentes, gestão dos documentos, armazenamento digital e pesquisa.
Não menos importante, as tarefas efetuadas de forma eletrônica trazem uma melhor experiência para as partes envolvidas. O tempo outrora investido em tarefas maçantes pode ser investido em atividades mais relevantes.
Diante do exposto, nota-se que a gestão eletrônica de documentos, em síntese, possibilita o aumento da produtividade dentro das empresas, a economia de recursos e o foco dos colaboradores em outras operações mais importantes. Contudo, quais são os resultados práticos de aumento de produtividade?
Para se ter uma ideia de como a produtividade pode ser majorada com a gestão eletrônica, algumas empresas renomadas mundialmente corroboram isso. A Ingredion obteve um aumento de 37,5% na produtividade. Por sua vez, o Banco Sumitomo adquiriu um aumento de 18,5%. Por fim, a Unisinos obteve 70% de ganho de produtividade.
De acordo com Silvia Boccia, Legal Specialist da Ingredion: “Considerando a economia de horas que tivemos de recursos operacionais, obtivemos 37,5% de ganho de produtividade. Este tempo foi alocado para outras atividades do negócio. Importante também lembrarmos que os gestores ganharam o tempo que ficavam assinando e rubricando a pilha de papel”.
Já Luciana Barros, Analista Administrativa da Unisinos, diz: “Por conta das horas economizadas pelos colaboradores que controlavam o processo de formalização e com a economia de tempo que os gestores gastavam em assinar as antigas pilhas de documentos, podemos dizer que a produtividade aumentou em 70%, pois não se perde mais tempo com impressão, digitalização, postagem e gestão dos documentos físicos”.
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Olá! Sou Luiz Rodrigues, pai de três filhos e Diretor de Marketing da QualiSign. Sou formado em Processamento de Dados e pós-graduado em Administração pela USP. Com 13 anos de experiência na área de formalização digital, participei da idealização de soluções inovadoras neste mercado.
