Um dos principais objetivos de todas as empresas é o aumento da produtividade em todos os setores. No entanto, há processos defasados e arcaicos que exigem demasiado tempo, gasto em tarefas maçantes que poderiam ser facilmente substituídas por processos inteligentes, direcionando o esforço para o core business da companhia.
Nesse sentido, a adoção de algumas medidas, sobretudo no âmbito da tecnologia, pode melhorar a experiência dos colaborares e gerar um dia a dia de trabalho muito mais produtivo, expandindo os resultados do negócio.
Sendo assim, relacionamos aqui algumas dicas que geram um extraordinário aumento de produtividade no cotidiano da sua empresa.
Quando falamos de aumento de produtividade, certamente um dos pontos mais importantes é utilizar plataformas eletrônicas e automatizadas para a formalização de documentos. Quando se formaliza documentos de forma manual, ou seja, por meio de papel, o processo é longo e maçante: impressão de cópias do documento, assinatura em todas as vias, envio ao cartório para reconhecimento de firma, envio para outra parte assinar, recebimento e conferência do documento assinado contraparte, digitalização do documento e armazenamento.
Por outro lado, quando se formaliza pelo meio digital, com uma plataforma de assinatura digital e eletrônica, o processo se resume em apenas: cadastrar o documento, assinar digitalmente ou eletronicamente, aguardar a assinatura da outra parte e pronto! Documento assinado, gerenciado e armazenado com total validade jurídica.
Logo, trocando o processo manual pelo eletrônico, o tempo é reduzido de dias para horas com expressivo ganho de eficiência e agilidade, ficando nítido o ganho de produtividade do pessoal da área operacional em suas tarefas associadas aos papéis e das pessoas que assinam os documentos.
Tão importante quanto automatizar as tarefas, é otimizá-las. Um bom caminho é escolher plataformas seguras e que possuam diversos serviços, que estejam em conformidade com as normas e legislações nacionais e internacionais, que proporcionem funcionalidades de compliance, que realizem integrações com sistemas gestores para maior agilidade, que possuam notificações que lembrem sobre tarefas pendentes e demais recursos que tenham como objetivo a melhor otimização do tempo.
Como mencionado anteriormente, a experiência dos usuários deve ser a melhor possível, pois isso interfere diretamente na produtividade.
Sistemas e serviços que não estejam em conformidade ou que não possam alcançar os resultados em seus processos por meio da eficácia e da qualidade, desgastam e desanimam o colaborador, reduzindo drasticamente a produtividade.
Portanto, é de suma importância investir em plataformas robustas, certificadas e seguras.
Colaborador desmotivado e sobrecarregado é sinônimo de baixa produção.
Quando se contrata um fornecedor de serviços que não oferece um suporte célere e efetivo, eventuais problemas deverão ser resolvidos pela sua equipe. O tempo gasto na resolução de problemas que deveriam ser resolvidos pelo seu fornecedor, pode ser crucial para o seu negócio, visto que prejudica demasiadamente a produtividade e aumenta o risco de perdas financeiras.
Portanto, o seu fornecedor deve oferecer um suporte qualificado, composto por especialistas no assunto, garantindo a tranquilidade para que sua equipe consiga focar em tarefas mais importantes.
Possuir dúvidas é algo inerente nas empresas. Contudo, dúvidas constantes geram atrasos nas tarefas e nas decisões. Quando as dúvidas estão relacionadas ao âmbito jurídico, o assunto se torna ainda mais delicado.
Em caso de dúvida se uma tarefa deve ou não ser realizada, habitualmente o setor jurídico é acionado. Este, por sua vez, normalmente possui uma alta demanda de tarefas, fazendo com que a resposta normalmente demore e assim, um bom seja tempo perdido.
Nesse sentido, é fundamental contratar serviços que estejam em conformidade com a legislação e não gerem dúvidas na sua utilização.
Por exemplo, a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais) está em plena vigência e é muito arriscado utilizar plataformas que não estejam em conformidade com a legislação e não se comprometem com as obrigações vinculativas adequadas.
Outro exemplo no âmbito jurídico é sobre plataformas de formalização digital de documentos. As assinaturas digitais e eletrônicas oferecidas pelos fornecedores precisam possuir validade jurídica inquestionável e ainda, fornecer evidências técnicas e elementos essenciais para eventuais atos comprobatórios.
O Portal QualiSign é o mais completo portal de formalização digital. Além de assinatura digital com validade jurídica inquestionável e assinatura eletrônica de simples utilização com disponibilização de evidências técnicas, há outros serviços correlatos como: carimbo de tempo, certificado digital e e-mail com comprovação de entrega.
Ademais, a QualiSign conta com uma equipe especializada de suporte, com atendimento premium para garantir a melhor experiência para os clientes.
Com o uso dos serviços de formalização digital da QualiSign, os resultados na produtividade são notórios e importantes.
A Comgás, cliente da QualiSign, adotou a assinatura digital em contrato com fornecedores. Como resultado, a empresa conseguiu um ganho de 65% do tempo de formalização de contrato, o que gerou um impacto de 14% na produtividade dos recursos.
Já a Ingredion, fornecedora mundial no ramo alimentício, conseguiu um ganho de produtividade de 37,5%.
Leia na íntegra nossos casos de sucesso.
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Olá! Sou Luiz Rodrigues, pai de três filhos e Diretor de Marketing da QualiSign. Sou formado em Processamento de Dados e pós-graduado em Administração pela USP. Com 13 anos de experiência na área de formalização digital, participei da idealização de soluções inovadoras neste mercado.
