A Unisinos, renomada instituição de ensino instalada no sul do país, durante a pandemia, decidiu redefinir as suas estratégias, aproveitando o momento de mudança ocasionada pela transformação digital, promovendo a reorganização da Universidade diante dessa nova realidade.
Nesse sentido, com um volume grande de contratos e aditivos de locação e de outras finalidades, a transformação digital, no caso uma plataforma de assinatura digital e eletrônica, foi a propulsora que resultou em números relevantes, como: aumento de 72% de agilidade, 80% de economia de gastos, sem contar os números relevantes que contribuem com o meio ambiente. Antes, com os processos de formalização de documentos na modalidade manual, essas métricas não seriam alcançadas.
Sob esse ponto de vista, para escolher o fornecedor ideal, a Unisinos fez uma seleção e avaliou alguns critérios. Entre eles, estão: segurança da informação, credibilidade, validade jurídica, custo e integração com outros sistemas. “A QualiSign, empresa com quase três décadas no mercado, especializada em serviços de formalização digital, foi a escolhida como a mais adequada para a nossa estrutura”, explica Mirian Almeida Ribeiro, analista de sistemas da instituição.
Assim sendo, considerando o prazo médio de formalização de documentos físicos, que girava em torno de 35 dias, e comparando com as tramitações dos documentos digitais via Portal QualiSign, que leva uma média de 10 dias, o ganho de agilidade teve, portanto, um aumento de 72%. “Não há dúvidas que este é o maior benefício da assinatura digital, o aumento significativo de velocidade, tornando o processo mais eficaz. É possível melhorar ainda mais este prazo. Com ajustes no processo e na integração dos sistemas, isso será possível”, comentou Mirian.
Como resultado, a redução do papel automaticamente traz outros benefícios tangíveis. Logo, milhares de folhas de papel deixaram de ser utilizadas. Portanto, estima-se que cerca de 45mil folhas do tamanho A4 são economizadas por ano. Com isso, a redução dos custos de impressão, somado às postagens via correio, proporcionaram uma economia de 80% dos gastos.
“Por conta das horas economizadas pelos colaboradores que controlavam o processo de formalização e com a economia de tempo que os gestores gastavam em assinar as antigas pilhas de documentos, podemos dizer que a produtividade aumentou em 70%, pois não se perde mais tempo com impressão, digitalização, postagem e gestão dos documentos físicos”, disse Luciana Barros, Analista Administrativa da Procuradoria, área que apoia e aprova os principais contratos da Universidade.
Da mesma forma, o ganho de produtividade garante ainda a melhoria na gestão e controle de documentos. Por exemplo, é simples imaginarmos que no lugar de pilhas de papéis há um controle unificado, que dá as informações sobre o documento, qual o seu status e se ainda falta alguém para assinar. Assim sendo, estas respostas para um único documento no mundo físico requer um esforço significativo, imagine o esforço para todos os documentos.
A transformação digital é um passo importante para a contribuição à sustentabilidade. Na Unisinos a economia de 45000 folhas A4 por ano corresponde à economia de 4,5 árvores, 1125 KW de energia elétrica e 11.250 litros de água utilizados na fabricação de papel. Além desta economia verde, não se pode esquecer da emissão de CO2. Portanto, a economia do papel evita a emissão de 0,332 Ton de CO2 na atmosfera por ano.
A implementação da assinatura digital e eletrônica, gerou maior percepção de conveniência e tranquilidade, por parte da Unisinos, de que os processos não iriam atrasar em virtude das burocracias e lentidão da tramitação de papel físico. Nesse contexto, a instituição entendeu que depois da experiência de assinar documentos no mundo digital, de forma segura, as pessoas já começam a ver os papéis como algo do passado.
Por fim, a Universidade ainda está com o projeto de ampliação em andamento. As assinaturas eletrônicas já estão integradas ao sistema de gestão de contratos, com dez setores já participando da tramitação dos documentos com a chancela da Procuradoria Unisinos. Ademais, outros sete setores utilizam exclusivamente o portal QualiSign para encaminhamento e assinatura de laudos digitais.
“Na sequência, iremos implantar o processo de assinatura eletrônica de documentos sem chancela em outros setores da universidade e iremos ampliar também a utilização dos laudos digitais para outros setores”, concluiu Luciana.
Uma Universidade com mais de 50 anos de história, a Unisinos é uma das maiores instituições privadas do Brasil, com mais de 96 mil alunos diplomados e cerca de 23 mil alunos matriculados nos cursos de graduação e pós-graduação das modalidades de ensino Presencial, Híbrido e a Distância (EAD). Fortalecida em seu ecossistema de Ciência, Tecnologia e Inovação (CT&I), a Instituição explora as fronteiras da tecnociência para construir o amanhã da sociedade.
QualiSign é uma empresa 100% nacional, com quase três décadas de experiência no mercado. É o maior portal de serviços de formalização digital e eletrônica da Internet brasileira. Possui uma gama de serviços de formalização digital, como: Assinatura Digital e Eletrônica, Laudo Digital, Aceite Digital, além de serviço de envio de notificações por e-mail com a mesma equivalência de uma carta registrada e Carimbo de Tempo.
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Olá! Sou Luiz Rodrigues, pai de três filhos e Diretor de Marketing da QualiSign. Sou formado em Processamento de Dados e pós-graduado em Administração pela USP. Com 13 anos de experiência na área de formalização digital, participei da idealização de soluções inovadoras neste mercado.
