A formalização digital tem se tornado cada vez mais presente em nossas vidas, mudando a maneira como lidamos com documentos e transações. Dentro desse contexto, podemos citar expressões como assinatura digital, assinatura eletrônica, carimbo de tempo, notificações por e-mail e outras que fazem parte do que chamamos de formalização digital.
A formalização digital é o processo de submeter documentos eletrônicos a tecnologias digitais, como assinaturas digitais ou eletrônicas e carimbo de tempo, para assegurar sua autenticidade, integridade e segurança. Sendo assim, os documentos ganham validade jurídica e podem servir como provas quando necessário.
Agora que você entendeu a definição de formalização digital, vamos nos aprofundar nas suas características. A formalização digital é a adaptação do processo de formalizar documentos, mantendo a mesma finalidade de adequá-los a padrões e normas, mas em um ambiente eletrônico. Dito isso, assim como na formalização tradicional em papel, o objetivo no digital é garantir que o documento esteja em conformidade legal, seja seguro, autêntico e válido. Ou seja, o que muda é apenas o meio: saímos do físico para o digital.
Além disso, no ambiente digital, existem diversas maneiras de formalizar um documento eletrônico, como o uso de assinaturas digitais e eletrônicas, carimbos de tempo, rubricas, chancelas, entre outros. Todos esses mecanismos atuam para garantir a integridade e a validade jurídica do documento. Ademais, notificações extrajudiciais enviadas por e-mail também são consideradas um tipo de formalização digital, como veremos mais adiante.
Portanto, a formalização digital não altera a essência do processo de formalizar algo, mas traz vantagens como: redução de custos, rapidez, segurança, controle e sustentabilidade.
Por fim, para que uma empresa implemente a formalização digital em seu dia a dia, alguns pontos relevantes precisam ser considerados:
A formalização digital inicia-se com o upload de documentos eletrônicos em plataformas especializadas, como o Portal QualiSign. Nesse sentido, após subir o documento, é possível efetuar a assinatura digital ou eletrônica, onde é aplicado um certificado que assegura a autenticidade da assinatura. Assim sendo, dependendo da necessidade, o documento pode também ser protegido por um carimbo de tempo cujo objetivo é garantir a integridade e o registro cronológico de cada ação realizada.
Da mesma forma, uma vez assinados e validados, você armazena os documentos com segurança na plataforma, onde ficam disponíveis para consulta e auditagem sempre que necessário. A formalização digital permite ainda a automação de notificações e o acompanhamento em tempo real do status dos documentos, tornando, portanto, o processo mais ágil e transparente.
A formalização digital oferece uma ampla gama de serviços que facilitam a gestão documental e o cumprimento de normas legais. Sob esse ponto de vista, podemos destacar:
A assinatura digital utiliza um certificado digital emitido por uma autoridade certificadora, garantindo, assim, que o signatário é quem diz ser e que o documento não foi alterado após a assinatura. Logo, esse tipo de assinatura é amplamente utilizado em contratos e documentos que exigem um alto nível de segurança e validade jurídica. Nesse sentido, ela é equiparada a uma assinatura realizada de próprio punho, uma vez que o certificado digital é considerado a identidade eletrônica de pessoas físicas e jurídicas no âmbito virtual.
Por sua vez, a assinatura eletrônica é uma alternativa mais simples à assinatura digital. Portanto, sua principal característica é que ela não exige a utilização de um certificado digital. Assim, você pode realizar a assinatura de várias formas, como por meio de um clique para aceitação, biometria ou até mesmo por um simples reconhecimento de imagem. Embora seja menos robusta que a assinatura digital, a assinatura eletrônica ainda possui validade jurídica pois fornece evidências técnicas para atos comprobatórios e é ideal para documentos de menor complexidade.
O aceite digital valida a concordância com termos e condições, sendo amplamente usado em contratos online, termos de uso de plataformas digitais e consentimentos. Ou seja, esse tipo de formalização torna a assinatura prática e rápida, permitindo que você firme acordos de maneira eficiente.
O carimbo de tempo é uma tecnologia que adiciona uma marca temporal a um documento digital, certificando que ele existia em um determinado momento. Nessa perspectiva, esse serviço é essencial para assegurar a integridade e autenticidade de documentos que precisam de prova cronológica, como registros financeiros e relatórios de auditoria. O mercado corporativo utiliza o carimbo de tempo ICP-Brasil por conta de sua segurança e conformidade com padrões legais, garantindo validade jurídica e oferecendo, então, uma camada extra de proteção em processos que exigem rastreamento e comprovação de datas, como contratos, transações financeiras e procedimentos judiciais.
A notificação extrajudicial por e-mail é um serviço que permite enviar comunicações oficiais com validade jurídica diretamente por e-mail. Nesse aspecto, você encontra nessa modalidade de notificação uma alternativa mais rápida e econômica em comparação às notificações tradicionais em papel. Você pode aplicá-la em diversas situações, como cobranças, acordos comerciais, recusa de sinistro, convocações, entre outras.
A adoção da formalização digital traz inúmeros benefícios para as empresas, que vão além da simples economia de papel. Alguns dos principais benefícios incluem:
No Brasil, a Medida Provisória 2.200-2/2001 regula certificados digitais da ICP-Brasil, garantindo validade jurídica para documentos eletrônicos, equivalente a uma assinatura manual.
Empresas de todos os tamanhos e segmentos adotam cada vez mais a formalização digital. Desde pequenos negócios até grandes corporações, todas podem se beneficiar das vantagens oferecidas pelos serviços de formalização digital. Entretanto, é importante que cada empresa avalie suas necessidades específicas e escolha os serviços que mais se adequam ao seu perfil. A QualiSign oferece uma plataforma versátil para pequenas e grandes empresas, com soluções customizáveis e em total conformidade com as legislações vigentes.
Quando o assunto é formalização digital, a QualiSign se destaca como a principal plataforma do mercado. Com mais de 30 anos de experiência, a QualiSign oferece uma solução completa e integrada para a formalização digital de documentos, reunindo em uma única plataforma serviços como assinatura digital e eletrônica, carimbo de tempo, notificações extrajudiciais por e-mail, recebimento de valores após assinatura do contrato, chancela eletrônica, onboarding digital, entre outros.
A QualiSign garante a proteção dos seus documentos eletrônicos, sendo reconhecida pela robustez, segurança e conformidade legal. Além disso, a plataforma é intuitiva e fácil de usar, permitindo que as empresas integrem a formalização digital em seus processos diários sem complicações.
Se você já usa uma plataforma digital de assinaturas, venha conhecer as nossas funcionalidades do Portal QualiSign e compare.
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A formalização digital é mais do que uma simples tendência tecnológica; é uma transformação necessária para empresas que desejam se manter competitivas, seguras e ágeis no mercado atual. Com a capacidade de reduzir custos, acelerar processos e garantir a validade jurídica de documentos, a formalização digital se tornou indispensável para organizações de todos os tamanhos.
Ao escolher uma plataforma de confiança como a QualiSign, sua empresa consegue modernizar os processos e garantir conformidade legal e segurança em cada etapa. Dessa forma, este é o momento ideal para adotar a formalização digital e integrar essa tecnologia ao seu negócio. Com a QualiSign, você tem a certeza de estar investindo em uma solução robusta, segura e que vai ao encontro das suas necessidades empresariais.
Olá! Sou Luiz Rodrigues, pai de três filhos e Diretor de Marketing da QualiSign. Sou formado em Processamento de Dados e pós-graduado em Administração pela USP. Com 13 anos de experiência na área de formalização digital, participei da idealização de soluções inovadoras neste mercado.
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