28 outubro, 2024 •
A cobrança de dívidas é uma realidade enfrentada por empresas e indivíduos em diversos setores. Tradicionalmente, esse processo envolvia cartas, telefonemas e até visitas presenciais. Entretanto, com a evolução tecnológica, o e-mail tornou-se uma ferramenta eficaz e eficiente para realizar cobranças. Nesse sentido, enviar um aviso de cobrança por e-mail é uma maneira prática e documentada de lembrar o devedor de suas obrigações financeiras. Contudo, você já imaginou enviar estas cobranças, como notificações extrajudiciais por e-mail, com a mesma equivalência de uma carta registrada? Ou seja, com validade legal. Neste artigo, vamos explorar como funciona o aviso de cobrança por e-mail, as melhores práticas para redigi-lo e o que deve ser evitado durante esse processo.
Realizar uma cobrança por e-mail é uma estratégia que combina eficiência e praticidade. Nesse contexto, a comunicação eletrônica proporciona que as empresas contatem os seus devedores de maneira célere e direta. Entretanto, como exatamente funciona esse processo? Vamos detalhar os principais passos:
A primeira etapa envolve a automação. Muitas empresas utilizam sistemas de gestão que automatizam o envio de e-mails de cobrança. Logo, esses sistemas possibilitam que haja personalização das mensagens, inserindo o nome do devedor, o valor devido e a data de vencimento de forma automática, garantindo, portanto, que a mensagem seja específica e relevante para cada destinatário.
Uma grande vantagem do e-mail é a possibilidade de rastreamento. Assim, os usuários podem configurar confirmações de leitura, garantindo que o devedor recebeu e abriu a mensagem. Além disso, a maioria dos sistemas de e-mail permite o acompanhamento de links, ajudando a empresa a saber se o destinatário clicou nas opções de pagamento ou visualizou detalhes adicionais da cobrança.
Outro ponto importante trata-se da documentação. Ou seja, o e-mail oferece um registro escrito e com data de todas as tentativas de cobrança, sendo útil em eventuais disputas judiciais. Ademais, a segurança do e-mail é reforçada por protocolos de segurança que garantem que a comunicação seja protegida contra interceptações.
Contudo, ao invés de utilizar os envios convencionais, é importante optar por plataformas especializadas em envio de notificações extrajudiciais por e-mail, visto que elas garantem fácil controle em todo o histórico e fornecem os subsídios necessários para atos comprobatórios. Dito isso, a plataforma que mais se destaca no mercado é o Portal QualiSign, empresa especializada em formalização digital com mais de 30 anos que fornece o serviço E-mail Válido para cobrança e envio de outros tipos de notificações.
Agora que entendemos como funciona o processo, iremos abordar as melhores práticas para redigir um e-mail de cobrança eficiente. Sendo assim, é válido ressaltar que um e-mail bem elaborado aumenta substancialmente as chances de pagamento e mantém um bom relacionamento com os clientes. Então, vamos lá:
O primeiro passo é a clareza no assunto, visto que esse é o primeiro elemento o destinatário visualizará, por isso deve ser direto e claro. Por exemplo, é interessante utilizar algo como “Aviso de Cobrança – Fatura Vencida” ou “Lembrete de Pagamento – [Nome da Empresa]”. Sob esse ponto de vista, isso garante que o devedor entenda imediatamente o propósito da mensagem.
Na introdução, seja cordial e direto, cumprimentando o destinatário pelo nome e identificando-se ou identificando a empresa remetente. Por exemplo:
“Prezado(a) [Nome do Devedor],
Esperamos que esta mensagem o encontre bem. Sou [Seu Nome], do departamento financeiro da [Nome da Empresa].”
Após a introdução, deve-se inserir os detalhes específicos da cobrança. Ou seja, mostrar o valor devido, a data de vencimento original e o número da fatura. Posteriormente, ofereça informações claras sobre como o pagamento pode ser realizado, incluindo links diretos para plataformas de pagamento online, QRCODE, dados bancários ou instruções para pagamento via boleto.
Por fim, finalize o e-mail com um agradecimento pela atenção. Isso ajuda a manter um tom respeitoso com o cliente. Por exemplo:
“Agradecemos desde já sua atenção e aguardamos a regularização do pagamento.
Atenciosamente,
[Seu Nome]
[Nome da Empresa]”
Existem diversos tipos de cobranças por e-mail, cada um com o seu objetivo específico. Então, aqui estão alguns dos tipos mais comuns:
A cobrança de dívidas por e-mail requer algumas cautelas afim de evitar práticas abusivas que possam prejudicar a relação com os clientes ou até mesmo resultar em disputas judiciais. Sob esse ponto de vista, aqui estão algumas práticas que devem ser evitadas:
– Linguagem agressiva:
É importante evitar qualquer tipo de linguagem que possa ser interpretada como agressiva ou ameaçadora. Nesse aspecto, manter um tom profissional e respeitoso é fundamental para uma comunicação eficaz.
– Falta de clareza:
Na mensagem a ser enviada por e-mail, é importante elencar claramente os detalhes da dívida. Portanto, informações confusas ou incompletas podem levar a mal-entendidos e, por conseguinte, atrasar o pagamento.
– Excesso de E-mails:
Enviar e-mails em demasia para o devedor pode ser considerado assédio. Logo, é importante elaborar um cronograma de lembretes espaçados de forma razoável.
– Falta de opções nas formas de pagamentos:
Ofereça múltiplas formas de pagamento para facilitar a quitação da dívida, uma vez que, quando se restringe as opções de pagamento, pode-se dificultar o processo para o devedor.
Existem diversos modelos de e-mail de cobrança, cada qual com características próprias. Nesse sentido, para facilitar ainda mais a sua compreensão sobre o tema, aqui estão alguns modelos de e-mail de cobrança que você pode adaptar de acordo com as especificidades da sua empresa.
Assunto: Lembrete de Vencimento de Fatura – [Nome da Empresa]
“Prezado(a) [Nome do Devedor],
Gostaríamos de lembrá-lo que a fatura [Número da Fatura] no valor de [Valor da Fatura] vence em [Data de Vencimento]. Por favor, efetue o pagamento até esta data para evitar juros ou encargos adicionais.
Atenciosamente,
[Seu Nome]
[Nome da Empresa]”
Assunto: Aviso de Cobrança – Fatura Vencida
“Prezado(a) [Nome do Devedor],
Identificamos que a fatura [Número da Fatura] no valor de [Valor da Fatura] encontra-se vencida desde [Data de Vencimento]. Solicitamos que você realize o pagamento o mais breve possível para evitar a negativação do seu nome.
Atenciosamente,
[Seu Nome]
[Nome da Empresa]”
Assunto: Proposta de Negociação de Dívida – [Nome da Empresa]
“Prezado(a) [Nome do Devedor],
Entendemos que imprevistos acontecem. Por isso, estamos oferecendo uma opção de parcelamento para a sua dívida de [Valor da Dívida]. Por favor, entre em contato conosco para discutir os detalhes.
Atenciosamente,
[Seu Nome]
[Nome da Empresa]”
Assunto: Notificação de Negativação – [Nome da Empresa]
“Prezado(a) [Nome do Devedor],
Infelizmente, devido à falta de pagamento da fatura [Número da Fatura] no valor de [Valor da Fatura], seu nome será incluído nos órgãos de proteção ao crédito em [Data Limite]. Para evitar essa ação, solicitamos que você efetue o pagamento imediatamente.
Atenciosamente,
[Seu Nome]
[Nome da Empresa]”
Assunto: Confirmação de Pagamento Recebido – [Nome da Empresa]
“Prezado(a) [Nome do Devedor],
Agradecemos o pagamento da fatura [Número da Fatura] no valor de [Valor da Fatura]. Caso precise de qualquer assistência adicional, estamos à disposição.
Atenciosamente,
[Seu Nome]
[Nome da Empresa]”
Conforme já mencionado, a QualiSign disponibiliza em seu Portal o E-mail Válido (EV), serviço de envio de notificações extrajudiciais por e-mail com a mesma equivalência de uma carta registrada com aviso de recebimento (AR). Além disso, as evidências de entrega e interações do e-mail (se foi visualizado, lido, anexo aberto), são registradas no portal formando um dossiê para eventuais atos comprobatórios. Ou seja, você será notificado imediatamente caso haja qualquer interação por parte do destinatário.
Ademais, as aplicabilidades do EV vão além de situações de cobrança. Logo, pode ser utilizado em: de acordo para prestação se serviços, notificações de condomínios para aviso de assembleias, convocação de estudantes por instituições de ensino, recusa de sinistro por seguradoras, cobrança amigável e contenciosa, notificações sobre irregularidades contratuais, entre outras.
O EV possui algumas características de suma relevância que garante uma experiência completa para empresas de diversos portes e segmentos. Sob esse ponte de vista, podemos destacar:
O carimbo de tempo (HLB – Hora Legal Brasileira) assegura todas as etapas do recebimento e entrega da mensagem.
Você pode pesquisar a situação dos e-mails utilizando sete tipos de filtros: status do processamento, status da leitura, remetente, destinatário, período, assunto e ID.
Personalize o selo colocado em cada mensagem, incorporando o logo ou uma imagem da sua empresa, por exemplo.
Você pode visualizar, controlar e avaliar seus e-mails usando estatísticas de envio e recebimento. Ressalta-se, portanto, que o EV oferece seis tipos de atributos para você criar suas próprias estatísticas.
Para maiores informações sobre esse e outro serviços da QualiSign, clique aqui para falar com um especialista.
O aviso de cobrança por e-mail se destaca como uma solução moderna e eficiente para empresas de todos os portes. Em outras palavras, a automação e personalização dessas mensagens garantem uma comunicação direta e clara com os devedores, aumentando as chances de quitação das dívidas. Além disso, a possibilidade de rastreamento e a documentação oferecida pelos e-mails proporcionam um controle preciso e seguro, essencial em casos de disputas judiciais.
Contudo, plataformas especializadas, como o Portal QualiSign, potencializam esses benefícios ao oferecer serviços que garantem a validade legal das notificações extrajudiciais por e-mail, equiparando-as a cartas registradas com aviso de recebimento. Com funcionalidades como aplicação de carimbo de tempo, filtros de pesquisa, customização e estatísticas detalhadas, o E-mail Válido da QualiSign se torna uma ferramenta indispensável para qualquer empresa que busca eficiência e segurança no processo de cobrança. Nesse contexto, ao adotar as melhores práticas na redação de e-mails de cobrança e evitar práticas abusivas, é possível manter um bom relacionamento com os clientes, além de garantir a recuperação de créditos de forma ética e eficaz. Portanto, utilizar o e-mail como meio de cobrança é uma estratégia inteligente que alia tecnologia e boas práticas de gestão, refletindo diretamente na saúde financeira e reputação da empresa.
Olá! Sou Luiz Rodrigues, pai de três filhos e Diretor de Marketing da QualiSign. Sou formado em Processamento de Dados e pós-graduado em Administração pela USP. Com 13 anos de experiência na área de formalização digital, participei da idealização de soluções inovadoras neste mercado.
