Software para Gestão de Contratos: Tire suas dúvidas

Com a transformação digital, a gestão de contratos ganhou um novo nível de eficiência e controle. Logo, softwares especializados agora permitem que empresas gerenciem acordos com parceiros, clientes e fornecedores de maneira muito mais ágil e organizada, substituindo processos manuais. Nesse aspecto, a QualiSign oferece assinaturas eletrônicas e digitais seguras, rápidas e juridicamente válidas, facilitando a formalização e o acompanhamento de contratos de forma eficiente. Mas afinal, o que envolve a gestão de contratos? E como um software de formalização digital pode realmente otimizar esse processo? Vamos explorar essas e outras questões neste artigo.

O que é gestão de contratos?

Gestão de contratos é o processo de organização, acompanhamento e controle dos contratos de uma empresa. Isso envolve garantir que as cláusulas acordadas sejam seguidas, a formalização, monitorar prazos e revisar os documentos conforme necessário. Nesse contexto, no ambiente digital, essa gestão se torna mais ágil e segura, especialmente quando se utiliza ferramentas que facilitam a assinatura eletrônica e digital dos contratos, como a plataforma da QualiSign.

Como fazer a gestão dos contratos?

Para gerenciar contratos eletronicamente, de forma eficiente, algumas etapas são fundamentais, geralmente, corre da seguinte forma:

• Upload e Formalização: Com o documento pronto, ele é enviado para a plataforma de formalização digital, onde é feito o upload e configurado o workflow para as assinaturas das partes.
• Assinatura Digital e Eletrônica: As partes assinam o documento digitalmente, de forma segura e com validade jurídica.
• Controle: Após a assinatura, o contrato é armazenado na plataforma, onde pode ser acessado e monitorado para futuras renovações ou ajustes.

Importância da gestão de contratos para as empresas

Manter uma boa gestão de contratos é essencial para evitar descumprimentos e garantir que os interesses da empresa estejam sempre protegidos. Dessa maneira, contratos mal administrados podem gerar prejuízos financeiros e problemas legais. Dessa forma, com uma plataforma digital, a gestão se torna mais precisa, segura e acessível, promovendo uma visão centralizada e organizada dos contratos ativos e vencidos. Portanto, ferramentas como a QualiSign ajudam na formalização de documentos, assegurando a validade jurídica e o cumprimento dos acordos firmados, tudo de forma digital. Ademais, com a gestão eletrônica de contratos e demais documentos, o controle se torna muito mais prático.

Qual é o objetivo da gestão de contratos?

A gestão eletrônica de contratos tem como objetivo principal facilitar o controle de prazos e a organização dos documentos, oferecendo uma plataforma digital que centraliza os contratos e avisa sobre os vencimentos definidos pelo usuário. Portanto, isso elimina a necessidade de tramitação física de papéis, reduz custos operacionais e promove maior transparência e conformidade, essenciais para auditorias e políticas de compliance. Além disso, o uso de assinaturas digital e eletrônica traz mais segurança e validade jurídica ao processo de formalização, agilizando a conclusão de acordos comerciais sem a necessidade de deslocamentos.

6 dicas para fazer uma boa gestão de contratos

Algumas dicas de como garantir uma boa gestão de contratos, são:

• Centralize em uma plataforma digital: Utilize um software para gestão de contratos que permita o armazenamento seguro dos documentos para facilitar o acesso e a organização.
• Formalize com Assinaturas Eletrônica e Digital: Ferramentas como a QualiSign possibilitam que o contrato seja assinado digitalmente, trazendo, assim, validade jurídica e economia de tempo.
• Configure alertas de prazos e vencimento: Uma boa plataforma permite configurar lembretes para avisar sobre vencimentos e prazos, evitando esquecimentos.
• Faça revisões periódicas: Revise os contratos regularmente para garantir que estejam em conformidade com as necessidades atuais do negócio e a legislação vigente.
• Utilize Workflows para assinatura: Ferramentas de formalização digital que oferecem workflows facilitam o processo de coleta de assinaturas de todas as partes envolvidas.
• Opte por fornecedores confiáveis: Escolher uma plataforma segura e consolidada, como a QualiSign, é fundamental para garantir a validade e segurança dos contratos.

Quais as vantagens em utilizar um software para gestão de contratos nas empresas?

Adotar um software para a formalização e gestão de contratos traz uma série de benefícios, especialmente em termos de segurança e agilidade. Assim sendo, algumas das principais vantagens são:

Segurança Jurídica:

Assinaturas digitais e eletrônicas possuem validade jurídica, garantindo que o documento esteja protegido contra fraudes e alterações.

Agilidade no processo de assinatura:

Em vez de imprimir, assinar fisicamente e arquivar, a assinatura digital permite a formalização de contratos em minutos, mesmo com partes localizadas em diferentes regiões.

Redução de custos operacionais:

Menos impressão, papel e armazenamento físico reduzem os custos e tornam o processo mais sustentável.

Acesso e organização centralizados:

A centralização dos documentos permite que a equipe acesse os contratos de maneira rápida e segura, mantendo, então, uma visão geral dos prazos e obrigações.

Como escolher um software para gestão de contratos?

Para escolher a plataforma ideal para a gestão de contratos, é fundamental considerar alguns aspectos importantes. Primeiramente, é necessário que o software ofereça serviços de assinatura digital e eletrônica, garantindo que a coleta de assinaturas seja realizada com segurança e validade jurídica. Além disso, é essencial que a plataforma tenha armazenamento seguro, com acesso restrito para proteger dados sensíveis, evitando riscos de vazamentos ou alterações não autorizadas. Outro ponto importante é que a configuração de workflows personalizáveis facilita a organização e o acompanhamento de contratos, tornando o processo mais eficiente e transparente.

Dito isso, a presença de alertas e notificações automáticas também é uma característica importante, pois esses lembretes garantem que prazos e vencimentos não sejam esquecidos, evitando o risco de deixar contratos sem renovação ou atualizações. Por fim, a confiabilidade do fornecedor e a qualidade do suporte oferecido são fatores de suma relevância para assegurar uma transição tranquila para o modelo digital, e fornecedores com experiência, como a QualiSign, são ideais para garantir que todos esses requisitos sejam atendidos com excelência.

Conheça a QualiSign

A QualiSign é uma plataforma de formalização digital que se destaca pela facilidade e segurança no processo de assinatura de documentos. Sob esse ponto de vista, com a QualiSign, é possível fazer o upload do contrato pronto, configurar o workflow de assinaturas para as partes envolvidas e gerenciar esses documentos na própria plataforma. Ademais, a QualiSign oferece tanto a assinatura eletrônica quanto a assinatura digital, ambas com validade jurídica, atendendo às diversas necessidades de formalização de empresas.

Além de permitir a formalização segura dos contratos, a QualiSign possibilita que gestores acompanhem o status dos documentos, com funcionalidades que permitem centralizar e monitorar prazos e responsabilidades. Por fim, estaremos em breve, introduzindo recursos de Inteligência Artificial (IA) que trarão inúmeras vantagens para os usuários. A IA QualiSign está sendo gradualmente desenvolvida e integrada ao Portal QualiSign, com o objetivo de otimizar funcionalidades voltadas à criação, análise, gestão e formalização de contratos, utilizando recursos de Machine Learning (Aprendizado de Máquina), Processamento de Linguagem Natural e outras técnicas de IA. Para maiores informações, clique aqui e fale com um de nossos especialistas.

Conclusão

Com o avanço das tecnologias de gestão eletrônica, a administração de contratos se tornou mais estratégica, ágil e segura. O uso de softwares especializados permite que empresas centralizem e controlem contratos com maior eficiência, garantindo, assim, que todas as cláusulas e prazos sejam cumpridos e facilitando a conformidade com normas de auditoria e compliance. Portanto, ferramentas como a QualiSign oferecem soluções completas de formalização digital, incluindo assinaturas eletrônicas e digitais com validade jurídica, além de funcionalidades que reduzem custos, otimizam o fluxo de trabalho e promovem segurança jurídica para todos os documentos.

Por isso, optar pela QualiSign facilita a gestão de contratos, garantindo transparência, organização e segurança — essenciais para o crescimento sustentável no mercado digital.

Luiz Rodrigues

Olá! Sou Luiz Rodrigues, pai de três filhos e Diretor de Marketing da QualiSign. Sou formado em Processamento de Dados e pós-graduado em Administração pela USP. Com 13 anos de experiência na área de formalização digital, participei da idealização de soluções inovadoras neste mercado.