Gestão de documentos: Saiba como fazer de forma eficiente

Vivemos em uma era digital onde a informação é um componente de suma relevância. A gestão de documentos eficaz é fundamental para o sucesso de qualquer empresa. No entanto, muitas organizações ainda lidam com pilhas de papéis e sistemas desorganizados e burocráticos. Contudo, já pensou que a gestão de documentos da sua empresa pode ser totalmente digital, com amplo controle e segurança e ainda pode propiciar uma significativa contribuição com o meio ambiente? Este artigo explora o que é a gestão de documentos, sua importância, benefícios, e como implementar e melhorar esse processo na sua empresa. Prepare-se para transformar sua maneira de gerenciar documentos e alcançar um novo nível de eficiência e sustentabilidade.

O Que é a gestão de documentos?

A gestão de documentos é o processo de organizar, armazenar e controlar documentos e informações de forma sistemática e eficiente. Logo, isso inclui desde a criação e captura de documentos até seu arquivamento, além de recuperação e, eventualmente, a sua eliminação. Portanto, em um cenário ideal, a gestão de documentos garante que as informações estejam facilmente acessíveis para quem precisa, no momento que precisa.

Qual a importância de realizar a gestão de documentos?

Realizar uma gestão de documentos eficiente é de suma relevância por várias razões. Primeiro, ela garante que as informações essenciais estejam sempre disponíveis, facilitando a tomada de decisões e a continuidade dos negócios. Além disso, a gestão eficaz de documentos melhora a segurança da informação, protegendo dados sensíveis contra perda ou acesso não autorizado. Portanto, ao adotar uma abordagem digital, as empresas podem reduzir significativamente o uso de papel, contribuindo para a sustentabilidade ambiental.

Empresas de todos os tamanhos lidam com uma quantidade enorme de documentos diariamente. Nesse sentido, sem uma gestão adequada, é fácil perder o controle sobre essa avalanche de informações. Desde contratos e relatórios até e-mails e notas fiscais, cada documento tem seu valor, característica e função. A gestão de documentos organizada permite que as empresas mantenham tudo em ordem, garantindo que nada importante seja perdido ou esquecido. Além disso, a capacidade de recuperar rapidamente documentos pode ser um fator decisivo em situações críticas, como auditorias ou litígios, por exemplo.

Benefícios para as empresas

A implementação de uma gestão de documentos eficiente traz uma série de vantagens que podem transformar a forma como uma empresa opera. Esses benefícios vão desde a melhoria na segurança da informação até a otimização dos processos internos. Dito isso, veja alguns dos principais benefícios que as empresas podem obter:

• Acesso rápido e fácil: Com a gestão de documentos, as informações ficam facilmente acessíveis, economizando tempo e aumentando a produtividade das partes envolvidas.
• Segurança da informação: Melhora a segurança dos dados, protegendo informações sensíveis contra perda, roubo ou acesso não autorizado.
• Conformidade legal: Ajuda a garantir que a empresa esteja em conformidade com regulamentos e leis vigentes, evitando, assim, multas e sanções.
• Redução de custos: Diminui os custos relacionados ao armazenamento físico e à gestão de documentos em papel.
• Sustentabilidade: Reduz o uso de papel e outros recursos, promovendo práticas empresariais em total consonância com o meio ambiente.
• Melhoria na colaboração: Facilita a colaboração entre equipes, permitindo o compartilhamento de documentos de forma rápida e segura.
• Eficiência operacional: Automatiza processos de rotina, liberando tempo para tarefas mais estratégicas. Ou seja, sua empresa pode focar no core bussiness.
• Facilidade de auditoria: Mantém registros organizados e de fácil acesso, simplificando auditorias internas e externas.

Gestão de Documentos Digitais: sustentabilidade e otimização

A transição para a gestão de documentos digitais é um passo essencial para empresas modernas. Além de otimizar processos e reduzir custos, a digitalização gera sustentabilidade. Nesse cenário, imagine uma empresa que anteriormente usava toneladas de papel anualmente migrando para um sistema digital. Não só economizaria recursos financeiros, mas também diminuiria significativamente a utilização de carbono e demais recursos naturais.

Sob esse ponto de vista, a tecnologia oferece várias ferramentas para auxiliar na gestão de documentos digitais. Sistemas de gestão de documentos (DMS), por exemplo, permitem armazenar, organizar e compartilhar documentos de maneira segura e eficiente. Por outro lado, softwares de OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) ajudam a digitalizar documentos físicos, transformando-os em arquivos pesquisáveis. Além disso, plataformas de armazenamento em nuvem oferecem flexibilidade e acessibilidade, permitindo que colaboradores acessem informações de qualquer lugar.

No que tange a sustentabilidade, ela vai além da redução do uso de papel. Ela também inclui a diminuição da necessidade de espaços físicos para armazenamento, que consomem energia e outros recursos. Logo, a digitalização de documentos também permite uma gestão mais eficiente de resíduos, evitando o acúmulo de papéis desnecessários. Ademais, a utilização de tecnologias como blockchain pode garantir a integridade e a autenticidade dos documentos, proporcionando uma camada extra de segurança e confiabilidade.

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Como se faz a Gestão de Documentos?

Para empresas que estão começando, a gestão de documentos pode parecer um desafio. Aqui estão alguns passos iniciais:

• Avaliação das necessidades: Entenda quais tipos de documentos sua empresa lida e quais são as necessidades específicas de gestão.
• Escolha de uma plataforma de gestão: Existem muitas ferramentas e softwares disponíveis. Escolha um que atenda às suas necessidades específicas do seu negócio.
• Digitalização de documentos físicos: Comece a digitalizar documentos físicos usando scanners e softwares de OCR.
• Organização e classificação: Crie um sistema de organização que faça sentido para sua empresa. Use tags, categorias e metadados para facilitar a localização.
• Implementação de políticas de gestão: Estabeleça políticas claras sobre como documentos devem ser gerenciados, incluindo procedimentos de arquivamento, acesso e eliminação.
• Treinamento de colaboradores: Garanta que todos os funcionários estejam cientes dos novos processos e saibam como usar as ferramentas de gestão de documentos.
• Monitoramento e avaliação: Implemente um sistema de monitoramento para avaliar continuamente a eficiência dos processos e identificar áreas de melhoria.

Como melhorar a gestão de documentos na minha empresa?

Se sua empresa já implementa alguma forma de gestão de documentos, sempre há espaço para melhorias. Aqui estão algumas dicas para otimizar ainda mais esse processo:

• Revisão e atualização de processos: Regularmente revise e atualize seus processos de gestão de documentos para garantir que estejam alinhados com as necessidades atuais da empresa.
• Automatização de processos: Utilize ferramentas de automação para reduzir tarefas manuais, como a classificação e o arquivamento de documentos.
• Adoção de novas tecnologias: Esteja atento a novas tecnologias e ferramentas que possam facilitar a gestão de documentos.
• Segurança da informação: Invista em medidas de segurança para proteger seus documentos digitais contra ameaças cibernéticas.
• Feedbacks: Incentive os funcionários a fornecer feedback sobre os processos de gestão de documentos para identificar áreas de melhoria.
• Integração de sistemas: Garanta que os sistemas de gestão de documentos sejam integrados com outros sistemas de TI da empresa para um fluxo de trabalho mais suave.
• Análise de dados: Utilize análises de dados para monitorar o uso de documentos e identificar padrões que possam indicar ineficiências ou áreas para otimização.

Gestão de documentos: Principais desafios que podem surgir

Apesar dos muitos benefícios, a gestão de documentos também apresenta desafios. Então, conhecê-los é o primeiro passo para superá-los:

Resistência às mudanças:

Mudar para um sistema digital pode encontrar resistência por parte dos funcionários acostumados aos métodos tradicionais. Portanto, informação e treinamento são essenciais para amenizar o processo de transição.

Conformidade:

Garantir que os processos de gestão de documentos estejam em conformidade com todas as leis e regulamentos pode ser complexo. Logo, é importante estar atento com as mudanças legais e contar com profissionais da área.

Investimento inicial:

A implementação de um sistema de gestão de documentos digitais pode dar a sensação de que haverá custos iniciais significativos, porém, os benefícios a médio prazo justificam o investimento e revelarão que a economia é muito maior no mundo digital.

Integração com sistemas existentes:

Integrar novos sistemas de gestão de documentos com sistemas já existentes pode ser um desafio técnico inicialmente. Contudo, com as integrações efetuadas, a experiência de usabilidade é plena.

Manutenção e suporte:

Garantir a manutenção contínua e o suporte técnico para os sistemas de gestão de documentos é essencial para evitar interrupções.

Gestão de mudanças:

Gerenciar as mudanças necessárias na cultura organizacional e nos processos de trabalho para adotar novas práticas de gestão de documentos.

Conheça a QualiSign

Agora que você já sabe como digitalizar os documentos da sua empresa e entrar na era digital, é relevante ressaltar que há alguns serviços fundamentais a serem utilizados no mundo digital, sobretudo aqueles fornecidos pela QualiSign, empresa especializada em formalização digital com mais de três décadas no mercado, que disponibiliza, em sua plataforma, diversas soluções que possibilitam maior eficiência e uma completa transformação digital. No Portal QualiSign, a experiência é completa e vai além da assinatura digital e eletrônica, serviços mais conhecidos nessa área. Lá é possível enviar notificações extrajudiciais por e-mail com a mesma equivalência de uma carta registrada com AR, utilizar um serviço de recebimento imediato de valores após a formalização do contrato e muito mais.

Com esses serviços, além de agilidade e redução de custos, há maior controle, e, sobretudo, uma impactante contribuição com o meio ambiente, uma vez que trocando a gestão manual pela digital, economiza-se energia, água, árvores e CO2.

Para saber quanto a sua empresa pode contribuir com o meio ambiente, utiliza o simulador de sustentabilidade da QualiSign.

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Conclusão

Vivemos em tempos onde a digitalização é essencial para a sobrevivência das empresas. A gestão eficaz de documentos não é apenas uma vantagem competitiva, mas uma necessidade. Com a digitalização, as empresas ganham em eficiência, além de ajudar na preservação do meio ambiente, reduzindo o uso de papel.

A transição para a gestão digital de documentos requer planejamento e adaptação, mas os benefícios são evidentes: acesso rápido e seguro às informações, conformidade legal, redução de custos e melhoria na colaboração interna. Ferramentas avançadas como sistemas de gestão de documentos (DMS) e tecnologias de OCR tornam essa migração mais fácil.

Empresas como a QualiSign lideram essa transformação, oferecendo soluções integradas que vão além da assinatura digital. Agora é o momento de agir: avalie suas necessidades, escolha as ferramentas adequadas e treine sua equipe. Com isso, você não só otimiza seus processos, mas também contribui para um futuro mais sustentável. Transforme a gestão de documentos da sua empresa e avance rumo à inovação e eficiência.

Luiz Rodrigues

Olá! Sou Luiz Rodrigues, pai de três filhos e Diretor de Marketing da QualiSign. Sou formado em Processamento de Dados e pós-graduado em Administração pela USP. Com 13 anos de experiência na área de formalização digital, participei da idealização de soluções inovadoras neste mercado.