Como assinar documento com certificado digital? Veja aqui!

No mundo cada vez mais digital, a segurança e a autenticidade das transações eletrônicas são fundamentais. Nesse aspecto, o certificado digital surgiu como uma ferramenta essencial para garantir que documentos e transações online sejam confiáveis e protegidos contra fraudes. Sendo assim, assinar documentos digitalmente com um certificado digital gera segurança e diversas vantagens, como redução de custos, praticidade e sustentabilidade. Sob esse ponto de vista, neste artigo, vamos explorar o que é um certificado digital, como utilizá-lo para assinar documentos, as especificidades de diferentes tipos de documentos e as vantagens que essa tecnologia oferece.

O que é um certificado digital?

Considerado a identidade eletrônica de pessoas e empresas, o certificado digital valida a autenticidade de assinaturas em documentos eletrônicos e transações online. Nesse cenário, em um mundo cada vez mais digital, a segurança e a confiabilidade das transações eletrônicas são cruciais. Dito isso, uma Autoridade Certificadora (AC) emite o certificado digital, que contém informações essenciais, como o nome do titular, CPF ou CNPJ, duas chaves criptográficas (uma pública e outra privada), a validade do certificado, entre outros dados importantes. Portanto, ele é fundamental para garantir que você é realmente quem diz ser ao realizar operações online, protegendo contra fraudes e garantindo a integridade e autenticidade dos documentos assinados eletronicamente.

Sob esse ponto de vista, existem diferentes tipos de certificados digitais, como os certificados A1, A3, entre outros. Cada um tem suas características específicas, como a forma de armazenamento (no computador, em um token ou em um cartão) e o nível de segurança oferecido. Sendo assim, a escolha do tipo de certificado digital depende das necessidades de cada usuário ou empresa. Em suma, os certificados A1 são aqueles instalados no computador. Por sua vez, os certificados A3 são aqueles armazenados em tokens ou cartões. Contudo, também existem certificados em nuvem, que, armazenados em ambientes com altos padrões de segurança, oferecem maior conveniência uma vez que permite assinar documentos por diferentes dispositivos móveis.

Como assinar documento com certificado digital?

Assinar um documento com certificado digital é um processo simples e seguro, que pode ser realizado em poucos passos. Portanto, para você entender melhor, aqui está um guia detalhado para te ajudar nesse processo:

1- Obtenha seu certificado: O primeiro passo é adquirir um certificado digital de uma Autoridade Certificadora confiável como a AR – QualiSign, vinculada a Safeweb e ICP – Brasil. Assim sendo, o principal certificado disponibilizado pela Safeweb é o SafeID, que é armazenado em nuvem com altos padrões de segurança e que possibilita a assinatura de documentos ou autenticação em sites da internet por meio de celular, computador ou tablet.

2- Escolha o documento a ser assinado: Selecione o documento que você deseja assinar. É importante, portanto, garantir que o documento esteja finalizado antes de iniciar o processo de assinatura.

3- Utilize um software de assinatura digital: Existem diversas plataformas disponíveis que permitem a assinatura digital de documentos como a da QualiSign, empresa especializada em formalização digital com mais de três décadas no mercado.

4- Selecione a opção de assinatura digital: Dentro da plataforma, procure pela opção de assinatura digital.

5- Escolha o certificado digital: Na sequência, ao selecionar a opção de assinatura digital, você escolherá o certificado digital a ser utilizado. Após isso, o software exibirá uma lista de certificados disponíveis no seu computador. Selecione o seu certificado.

6- Assine o documento: Por fim, siga as instruções do software para aplicar a assinatura digital no documento, inserindo uma senha, PIN associado ao seu certificado digital ou outros métodos.

Documento em PDF com certificado digital

Para assinar documentos em PDF com a assinatura digital da QualiSign, você pode utilizar a plataforma Portal QualiSign. Em suma, o primeiro passo é fazer o upload do documento no portal. Em seguida, selecione a opção de assinatura digital e escolha o certificado digital que deseja usar. A partir daí, o sistema guiará você para concluir o processo de assinatura. Após finalizar, o documento estará assinado e com validade jurídica, pronto para ser compartilhado ou armazenado.

Documento em Word com certificado digital

Da mesma forma, para assinar um documento em Word com a assinatura digital da QualiSign, o processo é parecido. Primeiro, você precisa acessar o portal da QualiSign e fazer o upload do arquivo Word que deseja assinar. Depois, selecione a opção de assinatura digital e escolha o certificado digital que vai utilizar. O sistema cuidará do resto, aplicando a assinatura digital ao documento. Por fim, o arquivo estará assinado digitalmente, com validade jurídica, e poderá ser baixado, compartilhado ou armazenado.

Tem como assinar com certificado digital pelo celular?

Sim, é possível realizar assinatura digital pelo celular. A mobilidade e conveniência oferecidas pelos dispositivos móveis tornam essa opção cada vez mais utilizada. Nesse aspecto, o app da QualiSign, por exemplo, está disponível no Google Play e App Store, em três idiomas e permite a assinatura digital, eletrônica ou híbrida de documentos, seja individualmente ou em lote. Contudo, para isso, é necessário que o certificado (A1) esteja armazenado no servidor da QualiSign.

O que é preciso para ter um certificado digital?

Para obter um certificado digital, você precisa seguir alguns passos. Aqui está um guia detalhado sobre o que é necessário:

• Escolha uma Autoridade de Registro: Existem várias Autoridades de Registros confiáveis no mercado, como a QualiSign, vinculada à Safeweb que possui mais de 2300 postos de atendimento e 8,5 milhões de certificados emitidos.
• Faça o cadastro: Acesse o site da AR escolhida e realize o cadastro. Você precisará fornecer informações pessoais e empresariais, dependendo do tipo de certificado que está solicitando.
• Agende sua emissão: Na AR – QualiSign a emissão pode ser efetuada por agendamento presencial ou videoconferência.
• Instale o certificado digital: Por fim, após a validação, você receberá instruções para instalar o certificado digital no seu computador ou dispositivo móvel

Quais as vantagens de assinar um documento com certificado digital?

Assinar documentos com certificado digital oferece uma série de vantagens que tornam esse processo mais seguro, eficiente e sustentável. Logo, aqui estão algumas das principais vantagens:

• Redução de custos: Eliminando a necessidade de imprimir, assinar manualmente e armazenar fisicamente os documentos, você reduz significativamente os custos com papel, impressão, digitalização e custos correlatos.
• Segurança: O certificado digital garante a autenticidade e a integridade dos documentos. Portanto, qualquer alteração feita após a assinatura digital pode ser detectada, protegendo contra fraudes.
• Validade jurídica: Assinaturas digitais têm a mesma validade jurídica que assinaturas manuscritas, desde que sigam as regulamentações vigentes, como a MP 2.200-2 no Brasil.
• Agilidade: O processo de assinatura digital agiliza a assinatura e o envio de documentos em questão de minutos, independentemente da localização das partes envolvidas.
• Sustentabilidade: Ao reduzir o uso de papel, você contribui com a preservação do meio ambiente, adotando, assim, práticas mais sustentáveis.
• Praticidade: Com a possibilidade de assinar documentos digitalmente a qualquer hora e em qualquer lugar, você ganha em conveniência e flexibilidade.
• Controle: A assinatura digital facilita o acompanhamento e gerenciamento de documentos, permitindo, portanto, que você rastreie quem assinou determinado documento e a data da formalização.
• Redução de espaço físico: Ao armazenar documentos digitalmente, você reduz a necessidade de espaço físico para arquivamento, o que pode ser especialmente vantajoso para empresas.
• Melhor organização: Documentos digitais são mais fáceis de organizar, pesquisar e recuperar do que documentos físicos, melhorando a eficiência operacional.

Assinatura com certificação digital com a QualiSign

No Portal QualiSign, você pode assinar qualquer documento eletrônico, utilizando assinatura digital com certificado digital, além de outros tipos de assinaturas eletrônicas. Ademais, o Portal QualiSign também oferece diversos serviços de formalização digital, como: envio de notificação extrajudicial por e-mail com AR, Chancela Eletrônica, Onboarding Digital, e o Sign & Pay, que possibilita o recebimento de valores logo após a assinatura do contrato. Para acessar todos os serviços do Portal, clique aqui e fale com um especialista.

Conclusão

Assinar documentos com certificado digital é um avanço crucial em nosso mundo digitalizado. Logo, a segurança, a autenticidade e a integridade que essa tecnologia proporciona são inegáveis, tornando-se indispensável para empresas e indivíduos que buscam eficiência e confiabilidade em suas transações eletrônicas. Assim sendo, com a capacidade de reduzir custos, agilizar processos e promover a sustentabilidade, o certificado digital se destaca como uma solução prática e segura.

A QualiSign e a Safeweb, por exemplo, são líderes nesse mercado, oferecendo certificados digitais confiáveis e uma ampla gama de serviços de formalização digital. Nesse contexto, ao escolher essas soluções, você garante a máxima segurança e praticidade em suas transações online, aproveitando todos os benefícios que essa tecnologia proporciona. Em conclusão, com a parceria entre QualiSign e a Safeweb, você está bem assessorado para adotar essa tecnologia e transformar a maneira como assina e gerencia seus documentos.

Luiz Rodrigues

Olá! Sou Luiz Rodrigues, pai de três filhos e Diretor de Marketing da QualiSign. Sou formado em Processamento de Dados e pós-graduado em Administração pela USP. Com 13 anos de experiência na área de formalização digital, participei da idealização de soluções inovadoras neste mercado.