Os serviços digitais possuem o objetivo de gerar mais facilidade aos usuários, fazendo com que diversas tarefas do dia a dia sejam desburocratizadas e mais acessíveis para todos. Um desses serviços, que é muito utilizado por pessoas físicas e jurídicas, é a assinatura digital e eletrônica de documentos. Nesse sentido, com as plataformas digitais, o processo de assinatura se torna mais ágil, seguro e econômico, visto que não é necessário manusear papeis físicos, enviar por meio de motoboy ou correio ao cartório para reconhecimento de firma e disponibilizar um espaço dentro da empresa para armazenar as pilhas de documentos. Ao contrário, é possível em poucos segundos, com poucos cliques, formalizar um documento.
Antes de escolher o seu fornecedor de assinatura digital e eletrônica é preciso analisar o serviço como um todo. O software é uma parte muito importante, contudo, o serviço é mais abrangente e deve ser analisado antes da decisão final. A formalização de documentos no mundo digital abrange não só assinatura, como outros componentes que o fornecedor deve também oferecer de forma a atender requisitos técnicos e dar escalabilidade, permitindo crescer e expandir na medida que surgem novas necessidades.
Nesse contexto, elencamos os principais pontos que devem ser considerados para escolher a sua plataforma de formalização digital.
Há diversos serviços oferecidos na internet, até de forma gratuita, que se intitulam como “assinatura digital”, no entanto, não garantem a conformidade. Logo, é necessário observar se o fornecedor esclarece fielmente a diferença entre os tipos de assinaturas. Por exemplo, imagens de grafias no mundo digital, fontes cursivas ou “assinatura escaneada”, não possuem validade jurídica pois podem ser facilmente reproduzidas por terceiros. Sendo assim, não podem ser chamadas de “assinatura digital”. Portanto, é sempre bom se atentar que uma assinatura digital de fato, só pode ser realizada com um certificado digital que é considerado a identidade eletrônica da pessoa no âmbito digital.
Existem outros tipos de assinaturas eletrônicas (como login e senha, biometria, reconhecimento facial, token, entre outras) que não exigem a utilização de um certificado digital, entretanto, possuem evidências técnicas que respaldam a autoria da assinatura em eventuais atos comprobatórios.
Uma dica preciosa de certificar se uma assinatura digital realizada em um documento é de fato válida, ou seja, se está em conformidade com o padrão ICP-Brasil, é utilizando o serviço VALIDAR, do ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação). A utilização é simples, basta subir o arquivo exigido para fazer a validação.
Conforme já dito, para realizar uma assinatura digital é necessário possuir um certificado digital. Logo, é de suma relevância optar por uma plataforma que seja Autoridade de Registro na emissão de Certificado Digital vinculada à ICP-Brasil, que é mantida pelo ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação). Além disso, também é importante considerar se a plataforma é uma Autoridade de Carimbo de Tempo. O Carimbo de Tempo é um recurso de temporalidade que pode ser agregado no processo de assinatura dos documentos ou em transações, de forma a registrar a data e hora (HLB) Hora Legal Brasileira do evento.
A autoridade de registro de certificado digital e de tempo, traz uma segurança maior para o processo de assinatura digital de documentos.
No processo de adequação na empresa é necessário que se faça a implementação de forma robusta. Desta forma, o fornecedor deve oferecer um processo de apoio à implementação na empresa. É natural que as pessoas precisem entender a ferramenta e o seu melhor uso. Assim sendo, treinamento para todos os envolvidos, dos vários departamentos, traz tranquilidade e sucesso na implantação.
A outra parte, que deverá assinar os documentos enviados pela sua empresa, também precisam algumas vezes de algum apoio por não estarem acostumados com o processo eletrônico. Algumas pessoas possuem dificuldade em lidar com a tecnologia e, portanto, um suporte é importante para o bom andamento e sucesso na assinatura dos documentos.
Logo, é imprescindível contar com um fornecedor que ofereça um suporte célere e qualificado, pois os negócios não podem esperar. Com isso, a equipe de suporte do seu fornecedor precisa ser especialista sobre a plataforma e deve estar preparada para sanar, rapidamente, qualquer tipo de dúvida.
Como mencionamos anteriormente, o ideal é que a plataforma de formalização digital escolhida ofereça outros serviços além da assinatura digital e eletrônica. Por exemplo, o Carimbo de Tempo é muito utilizado junto da assinatura digital para garantir o momento exato em que a assinatura foi efetivada. Outro serviço muito utilizado pelos usuários da assinatura digital, é o envio de notificações por e-mail substituindo o uso de meios mais onerosos e morosos como o uso da carta registrada com aviso de recebimento. Então, tudo isso em uma única plataforma facilita a vida do usuário, que não precisa ter relação com múltiplos fornecedores.
Escolha uma ferramenta que siga os rígidos padrões de segurança do mercado, garantindo alta disponibilidade, para garantir o funcionamento ininterrupto dos serviços, redundância e contingência de seus sistemas. Sob esse ponto de vista, escolher um sistema completo de coleta de assinaturas utilizando credenciais de acesso combinadas com duplo fator de autenticação, certificado digital e carimbo de tempo para garantia de temporalidade, é sem dúvidas a alternativa mais segura.
Para que a sua empresa obtenha otimização do tempo e uma melhor experiência de usabilidade, opte por uma plataforma que permita uma fácil integração com outros softwares do mercado, como, por exemplo, os gestão de contratos, sistemas jurídicos, gestão de documentos, entre outros.
Para que a privacidade dos dados dos clientes e de seus relacionamentos, que são processados na plataforma de formalização digital escolhida, seja garantida de forma plena, satisfatória e em conformidade com as diretrizes impostas pela LGPD e demais legislações, seu fornecedor deve possuir relevantes recursos de proteção como: controle de acesso à plataforma que permita apenas o acesso restrito de uma determinada pessoa ou departamento, perfis de acesso onde seja possível dar permissões para determinadas funções por usuário, criptografia de banco de dados, nuvem privada com exclusividade de acesso único, entre outros.
Todos os dados utilizados da sua empresa, por segurança, devem estar em território nacional, garantindo o acesso aos mesmos, sendo protegidos pelas leis do país.
Com uma rotina dinâmica e global do mercado corporativo, onde empresas mesclam o trabalho presencial e híbrido e mantém relações com empresas do mundo inteiro, é fundamental que a plataforma seja multi-idiomas e proporcione a praticidade de formalizar documentos de qualquer dispositivo (notebook, computador, smartphone e tablet) a qualquer hora e em qualquer local do planeta.
A QualiSign é uma empresa 100% nacional, com quase três décadas de experiência no mercado. Sua plataforma de formalização digital é a mais completa e segura do país. Seus diferenciais únicos garantem a melhor experiência para os usuários. Com uma equipe especializada de suporte premium por telefone, e-mail ou chat o respaldo é garantido. Além disso, é autoridade de registro para emissão de Certificado Digital vinculada à ICP-Brasil e de Carimbo de Tempo, homologada pelo (ON) Observatório Nacional que por lei é o responsável pela divulgação e manutenção da HLB (Hora legal Brasileira).
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Olá! Sou Luiz Rodrigues, pai de três filhos e Diretor de Marketing da QualiSign. Sou formado em Processamento de Dados e pós-graduado em Administração pela USP. Com 13 anos de experiência na área de formalização digital, participei da idealização de soluções inovadoras neste mercado.
