No mundo corporativo, as assinaturas desempenham um papel importante na formalização de documentos. Com a evolução tecnológica, a assinatura digital tornou-se uma alternativa prática e segura à assinatura manual. No entanto, ainda surgem dúvidas sobre a possibilidade de utilizar ambas as formas de assinatura em um único documento. Será que isso é possível? Neste artigo, exploraremos as diferenças entre assinatura digital e manual, identificaremos os cenários em que cada uma é mais apropriada e esclareceremos como usar ambas no mesmo documento.
A assinatura digital e a assinatura manual são duas formas distintas de formalização de documentos. Vamos entender melhor sobre cada um dos tipos de assinaturas:
A assinatura digital é uma forma avançada de formalizar documentos eletrônicos. Portanto, ela funciona por meio de um processo criptográfico que envolve a criação de uma chave privada única para o signatário, vinculada ao seu certificado digital. Sob esse ponto de vista, quando um documento é assinado digitalmente, essa chave privada gera uma espécie de “impressão digital” única, que é incorporada ao documento.
Essa assinatura digital garante que ninguém adulterou o documento após a assinatura e que o signatário é realmente quem afirma ser. Além disso, em muitos países, incluindo o Brasil, a assinatura digital tem o mesmo valor legal que uma assinatura de próprio punho.
No contexto dos documentos eletrônicos, a assinatura digital se destaca por oferecer segurança e eficiência.
A assinatura manual é a forma tradicional de validar documentos físicos. Quando uma pessoa assina um papel com caneta, está colocando sua identidade e seu compromisso com o conteúdo do documento. Essa forma de assinatura é reconhecida e aplicada universalmente em transações legais, comerciais e pessoais por profissionais e indivíduos.
Os documentos físicos, têm a característica de tangibilidade e são amplamente aceitos em processos que exigem a presença física, como assinaturas manuais autenticadas em cartório. No entanto, com o avanço da tecnologia, da computação e da internet, os documentos eletrônicos surgiram como uma alternativa aos processos mais burocráticos dos documentos em papel.
Ou seja, documentos eletrônicos oferecem maior acessibilidade, permitindo que sejam acessados e compartilhados instantaneamente de qualquer lugar, desde que haja conexão à internet. Além disso, eles podem ser assinados digitalmente, garantindo autenticidade e integridade com um nível de segurança muito superior ao das assinaturas manuais. Também são mais sustentáveis, eliminando a necessidade de papel e contribuindo para a preservação ambiental.
Portanto, embora os documentos físicos ainda sejam relevantes em certos contextos, os documentos eletrônicos são, na maioria das situações, a escolha mais segura, econômica e eficiente.
Imagine o seguinte cenário: sua empresa escolhe um fornecedor e é preciso firmar um contrato de prestação de serviços. O meio eletrônico origina o documento. Os representantes de sua empresa realizam a assinatura do contrato por meio de uma assinatura digital. Por sua vez, o seu fornecedor, imprime o documento e realiza a assinatura do contrato de forma manuscrita. Essa mescla de assinaturas (digital e manual) em um mesmo documento, possui segurança jurídica? Essa dúvida é muito frequente no mercado de formalização digital, por isso, vamos esclarecer.
Apesar da possibilidade técnica de combinar assinaturas digitais e manuais em um mesmo documento, essa prática não é recomendada do ponto de vista jurídico. Quando um documento é criado eletronicamente e assinado digitalmente, ele é projetado para existir exclusivamente no meio eletrônico. A impressão desse documento e a adição de uma assinatura manual não conferem a ele o status de documento físico válido. Do mesmo modo pode-se dizer da situação inversa: um documento impresso, com aplicação de assinatura manuscrita por uma parte e, a outra parte digitaliza o documento e aplica assinatura digital.
A assinatura digital é respaldada por uma série de legislações e jurisprudências que garantem sua validade jurídica, como a Medida Provisória 2.200-2 de 24/08/2001 e a Lei 14.063 de 23/09/2020. Essas normas estabelecem que a assinatura digital tem plena validade no meio eletrônico, assegurando a autenticidade e a integridade do documento. Em contraste, a assinatura manual em documento impresso não oferece o mesmo nível de segurança jurídica e carece de regulamentação específica em contextos híbridos.
A advogada Edna Mazon afirma que não há segurança jurídica em um documento eletrônico assinado digitalmente por uma parte e manualmente por outra.
“Imagine um contrato feito de forma eletrônica, que já possua todas as assinaturas digitais. Neste caso, se você imprimir o contrato, isso não o tornará um documento físico válido, não sendo possível atestar a validade das assinaturas já inseridas. Isso acontece porque criaram a certificação digital especificamente para o meio eletrônico.”
A escolha entre assinatura digital e manual depende do contexto e das necessidades específicas do documento ou das partes envolvidas.
A assinatura digital é ideal para transações eletrônicas, onde a agilidade e a segurança são prioridades uma vez que ela é muito vantajosa em ambientes corporativos, financeiros e governamentais, onde a autenticidade e a integridade dos documentos são fatores primordiais. Além disso, a assinatura digital é equivalente a uma assinatura de próprio punho em termos legais, o que a torna uma escolha sólida para a maioria dos contratos e demais documentos.
Por outro lado, a assinatura manual é necessária em alguns casos devido à tradição e legislações específicas que exigem seu uso. Contudo, mesmo essas situações estão sendo tratadas no Brasil pelo Legislativo e a tendência é que no futuro o papel seja uma exceção. Por exemplo, em alguns contratos imobiliários, testamentos ou certidões, ainda se exige o documento em papel. Porém, os próprios cartórios estão se adaptando às assinaturas digitais.
Combinar assinatura digital e manual em um único documento pode gerar problemas significativos de validade visto que cada tipo de assinatura pertence a contextos distintos – a digital ao mundo eletrônico e a manual ao físico – e essa mistura compromete a autenticidade e integridade do documento. Além disso, validar juridicamente esse tipo de documento torna-se difícil, pois não há garantias sólidas sobre a legitimidade das assinaturas quando aplicadas de forma conjunta. Então, essa prática deve ser evitada.
Edna Mazon afirma que essa mescla pode ocasionar a invalidação das assinaturas.
“Se você imprimir um contrato que foi assinado totalmente de forma digital, isso vai alterar a sua autenticidade, pois a assinatura digital (realizada com Certificado Digital) é formada por algoritmos e recursos criptográficos que tornam impossível a sua adulteração. Qualquer tentativa de mudança no conteúdo assinado ‘quebra’ a assinatura aposta. O documento físico, por sua vez, só existe juridicamente naquele papel assinado de forma manuscrita e confirmado por via notarial – reconhecimento de firma em cartório. Se perderem este papel, será necessário recomeçar todo o processo de emissão, impressão e assinaturas”.
Portanto, para garantir a segurança jurídica, recomenda-se que documentos eletrônicos sejam formalizados exclusivamente com assinaturas digitais ou eletrônicas, enquanto documentos físicos devem ser integralmente assinados de forma manual. Essa separação entre os tipos de assinatura ajuda a evitar problemas de validade, integridade e autenticação, assegurando que os documentos sejam juridicamente seguros e operacionais.
Em caso de documento com assinatura digital e manual, consulte um especialista jurídico para assegurar a validade e evitar complicações legais.
A Qualisign é a plataforma ideal para quem busca segurança e eficiência na formalização de documentos. A QualiSign, com mais de 30 anos no mercado, garante soluções completas para assinatura digital e eletrônica, validando todos os documentos de forma segura e conforme a legislação vigente. Além disso, no Portal QualiSign, também é possível realizar assinatura híbrida, que combina assinatura digital (que utiliza um certificado digital) com outros tipos de assinaturas eletrônicas, que não exigem a utilização de um certificado digital.
Outros serviços disponibilizados pelo Portal QualiSign são: envio de notificações extrajudiciais por e-mail com a mesma equivalência de uma carta registrada, recebimento de pagamentos via PIX, imediatamente após a assinatura de contratos, Carimbo de Tempo ICP-Brasil em todos os serviços, validação de dados de pessoas físicas e jurídicas no processo de on-boarding e formalização digital, emissão e renovação de certificados digitais, entre outros.
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A coexistência de assinaturas digitais e manuais em um único documento traz desafios significativos, tanto em termos de validade jurídica quanto de gestão documental. Embora seja tecnicamente possível combinar essas duas formas de assinatura, as implicações legais e operacionais tornam essa prática desaconselhável. A assinatura digital, com sua segurança criptográfica e validade legal, é a escolha mais segura e eficiente para documentos eletrônicos. Por outro lado, a assinatura manual em documentos físicos assegura sua autenticidade e validade jurídica.
Portanto, é importante utilizar assinaturas digitais e manuais de forma exclusiva em seus respectivos meios, garantindo a segurança jurídica e evitando complicações. A assinatura digital oferece uma solução robusta para a formalização de documentos eletrônicos, enquanto a assinatura manual continua a ser relevante em contextos que exigem a tangibilidade de um documento físico. Ao optar pela assinatura digital, especialmente em plataformas confiáveis como a Qualisign, você assegura que seus documentos estarão protegidos e em conformidade com as normas vigentes.
Olá! Sou Luiz Rodrigues, pai de três filhos e Diretor de Marketing da QualiSign. Sou formado em Processamento de Dados e pós-graduado em Administração pela USP. Com 13 anos de experiência na área de formalização digital, participei da idealização de soluções inovadoras neste mercado.
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