Assinatura digital e eletrônica: saiba as diferenças e quando usar cada uma

Certamente você já ouviu falar sobre assinatura digital e eletrônica e, sobretudo, utilizou essas tecnologias em diversas ocasiões do seu dia a dia. Por exemplo, ao desbloquear o seu celular com biometria ou reconhecimento facial, você está utilizando a assinatura eletrônica. 

Da mesma forma, ao acessar o site do seu banco e realizar uma transação, onde se faz necessário a inserção da senha, token ou código de verificação por SMS, também é um exemplo de utilização da assinatura eletrônica. 

Por outro lado, quando você formaliza algum documento junto a um certificado digital, você está utilizando a assinatura digital. Vamos te explicar melhor!

O que é assinatura digital e eletrônica?

Assinatura digital e eletrônica são métodos tecnológicos de autenticação utilizados em documentos digitais. Ou seja, ambas as tecnologias permitem assinar documentos sem a necessidade de papel ou caneta, sendo aplicadas por meio de dispositivos eletrônicos, como computadores, dispositivos móveis, entre outros. 

Então, essas assinaturas são usadas para validar a autenticidade e integridade dos documentos, oferecendo uma alternativa eficiente e amigável ao meio ambiente em comparação com assinaturas em papel. Sendo assim, ao eliminar a dependência de documentos físicos, as assinaturas digitais e eletrônicas aumentam a eficiência dos processos.

Assinatura Digital

Tecnicamente falando, a assinatura digital é um método de autenticação eletrônica que verifica a integridade e autenticidade de um documento, mensagem ou transação digital. Para isso, ela utiliza técnicas criptográficas para vincular a identidade de uma pessoa ou entidade a um documento eletrônico. Dito isso, a assinatura digital tem a mesma equivalência de uma assinatura feita de próprio punho de acordo com a MP 2.200-2/2001 que instituiu a ICP-Brasil. 

Sob esse ponto de vista, para efetuar uma assinatura digital, um algoritmo criptográfico gera um par de chaves: uma chave privada e uma chave pública. A chave privada é mantida em segredo pelo signatário, enquanto a chave pública é distribuída para verificação. Logo, quando alguém assina digitalmente um documento, a chave privada é usada para criar uma assinatura única, que é vinculada ao documento.

Ademais, para criar uma assinatura digital, é preciso utilizar um certificado digital, que é emitido por uma Autoridade Certificadora confiável. O certificado digital carrega consigo informações sobre a identidade da pessoa ou empresa que o possui e é vinculado às chaves pública e privada necessárias para criar a assinatura digital. Por isso, o certificado digital é considerado a identidade eletrônica de pessoas físicas e jurídicas, garantindo, portanto, a legitimidade do usuário que está assinando digitalmente um documento ou realizando uma transação.

Vantagens da assinatura digital

A assinatura digital oferece diversas vantagens para empresas e também para pessoas físicas. Nesse sentido, podemos destacar:

• Segurança: Garante a autenticidade e integridade dos documentos.
• Autenticidade: Vincula a identidade do signatário ao documento.
• Integridade: Protege contra alterações não autorizadas nos documentos.
• Facilidade de verificação: Permite uma verificação rápida e eficiente da autenticidade.
• Redução de custos e tempo: Elimina a necessidade de papel, impressão e transporte físico.
• Sustentabilidade: Contribui para a preservação do meio ambiente.
• Conveniência: Permite assinar documentos a qualquer momento e de qualquer lugar.
• Agilidade: Acelera os processos de assinatura e aprovação.
• Produtividade: Libera tempo e recursos para outras tarefas importantes.

Assinatura Eletrônica

Conceitualmente o mercado adota o conceito de que a assinatura eletrônica é toda aquela que não utiliza o certificado digital, portanto, engloba diversos tipos de assinaturas.

Nesse sentido, tecnicamente falando, esses tipos de assinaturas eletrônicas exigem que haja métodos de autenticações para verificação da identidade dos signatários de forma a criar evidências de prova de autoria.

Tipos de Assinaturas Eletrônicas

A assinatura eletrônica pode ser efetuada com biometria ou reconhecimento facial, token, duplo fator de autenticação via SMS, login e senha, entre outras. A Lei 14063/2020, criada para estabelecer o uso adequado das assinaturas eletrônicas e digitais, definiu a seguinte classificação:

• Assinatura eletrônica simples: Permite identificar o seu signatário ou associar dados específicos a ele em formato eletrônico. Possui o nível mais básico de segurança.
• Assinatura eletrônica avançada: Envolve a utilização de métodos adicionais de autenticação, como senhas ou códigos de acesso, para validar a identidade do signatário. Sendo assim, pode incluir também a captura de dados biométricos, como impressões digitais ou reconhecimento facial e biometria.
• Assinatura eletrônica qualificada: Trata-se de uma assinatura digital, pois exige a utilização de um certificado emitido por uma Autoridade Certificadora Reconhecida, o que garante os mais altos níveis de segurança e autenticidade. 

Vantagens da assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica possui diversas vantagens específicas. Vamos destacas as principais:

• Acessibilidade: Permite assinar documentos de qualquer lugar e a qualquer momento, agilizando os processos e facilitando a colaboração em ambientes distribuídos.
• Flexibilidade: Oferece uma variedade de métodos de autenticação para atender às preferências individuais e aos requisitos de segurança, inclusive para aqueles que não possuem um certificado digital.
• Redução de custos: Também elimina custos com papel, impressão, transporte e armazenamento físico de documentos, além de reduzir custos associados a correções e retrabalho.
• Agilidade: Acelera os processos de assinatura e aprovação, permitindo respostas mais rápidas a oportunidades de negócios e reduzindo os tempos de ciclo de transação.
• Sustentabilidade: Contribui para a redução do impacto ambiental ao diminuir o uso de papel e aumentar a eficiência dos processos.
• Melhor experiência: Proporciona uma experiência mais conveniente e eficiente, reduzindo a necessidade de encontros presenciais e simplificando os processos de transação.

Qual a diferença entre elas?

Em suma, a principal diferença técnica entra ambas está no fato de que a assinatura digital exige a utilização de um certificado digital que é mais seguro quanto à autoria de seu titular, enquanto nos demais tipos de assinaturas eletrônicas não há essa exigência. 

Exemplos de uso da assinatura digital

As empresas são os principais usuários da assinatura digital, mas também é utilizada por pessoas físicas. Vejamos alguns exemplos da sua utilização:

• Imposto de renda e serviços prestados pela Receita;
• Validação de cadastro da CNH Digital;
• Contratos entre empresas que possuem valores expressivos e envolvam alto risco;
• Documentos de RH que devem ser enviados aos órgãos governamentais;
• Programa de Controle de Médico de Saúde Ocupacional;
• Programa de Gerenciamento de Riscos.

Exemplos de uso da assinatura eletrônica

Por sua vez, a assinatura eletrônica, embora também pode ser utilizada por empresas, é mais flexível em situações mais presentes no cotidiano, visto que não exige a utilização de um certificado digital. Alguns exemplos de uso, são:

• Pontos eletrônicos;
• Contrato trabalhista;
• Termos de serviço comerciais;
• Certificação de treinamento;
• Acordo de fim de contrato;
• Concessão de férias;
• Contratos com baixo risco e aditivos;
• Matrículas escolares;
• Contrato com fornecedores de energia, água, gás e internet;
• Transações bancárias;
• Contratos de aluguel;
• Termos de uso;
• Entre outros.

Quando usar cada uma?

Em resumo, recomenda-se a utilização da assinatura digital em casos que envolvam maior segurança jurídica, riscos no negócio, valores significativos envolvidos, dúvidas sobre o impacto que a prova de autoria possa causar, compliance e em contratos entre empresas.

Por sua vez, recomenda-se a utilização da assinatura eletrônica em documentos de menor risco de negócios e menor impacto e em documentos internos que necessitem de uma simples aprovação, aceite ou de acordo a um contrato de adesão e outros.

Portanto, ressalta-se que os envolvidos devem avaliar o risco do negócio para escolher o tipo de assinatura ideal, embora haja essas recomendações.

Qual é o tipo de assinatura mais segura, a digital ou eletrônica?

Documentos eletrônicos assinados por meio da assinatura digital possuem garantias técnicas de segurança superiores às outras formas de assinaturas eletrônicas dada a associação entre o conteúdo assinado e a veracidade inequívoca do certificado digital. Logo, possui a maior eficácia probatória dentre as assinaturas, ou seja, maior eficácia na prova de autoria. 

Transações realizadas entre empresas, por exemplo, são casos típicos de aplicabilidade da assinatura digital, visto que, com exceção das MEIs, as demais empresas possuem certificado digital. Além disso, conforme já dito, a Medida Provisória n° 2200-2, de 2001 equiparou a assinatura digital à uma assinatura de próprio punho. 

Entretanto, os demais tipos de assinaturas eletrônicas, também seguem padrões de segurança, visto que possuem evidências técnicas para eventuais atos comprobatórios. O Portal QualiSign, por exemplo, gera subsídios para provas de autoria, incluindo coletas de variados pontos de autenticação, como: login e senha, duplo fator de autenticação, aplicação do Carimbo de Tempo, Termo de Intenção (manifestação da vontade das partes em assinar eletronicamente um documento), número do IP, browser e sistema operacional, localização (GPS), identificação do CPF, além da biometria digital do dispositivo móvel.

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Conclusão

A compreensão das diferenças entre assinatura digital e eletrônica é essencial para determinar quando e como utilizar cada uma delas de forma eficaz. Assim sendo, enquanto a assinatura digital requer um certificado digital para garantir a máxima segurança jurídica, a assinatura eletrônica oferece flexibilidade e praticidade em situações de menor risco e complexidade. 

Contudo, as duas formas de assinatura têm suas vantagens distintas, desde a segurança jurídica e autenticidade até a facilidade de uso e acessibilidade. No entanto, é importante avaliar o contexto específico de cada documento ou transação para determinar qual é o tipo de assinatura mais adequado.

Por fim, independentemente da escolha, a adoção de tecnologias de assinatura eletrônica representa um passo significativo em direção a processos mais eficientes, sustentáveis e seguros no ambiente digital.

Luiz Rodrigues

Olá! Sou Luiz Rodrigues, pai de três filhos e Diretor de Marketing da QualiSign. Sou formado em Processamento de Dados e pós-graduado em Administração pela USP. Com 13 anos de experiência na área de formalização digital, participei da idealização de soluções inovadoras neste mercado.