Área de compras: Uma das precursoras da assinatura digital

Por: Luiz Rodrigues

Após a criação da ICP-Brasil por meio da MP 2.200-2, em 2001, levou-se algum tempo para as empresas começarem a utilizar o certificado digital para assinarem documentos. No início, o certificado digital foi utilizado para os fins fiscais e com foco na pessoa jurídica. Em 2004 ocorreu um evento importante, a circular 3234 do Banco Central que permitiu o uso de assinatura digital para os contratos de câmbio. Assim, o segmento bancário começou a demandar o uso da assinatura digital, porém a expansão para outras áreas e usos foi mais demorada, pois não havia nenhuma regulamentação específica. Passados alguns anos, os segmentos de serviços e indústria começaram a utilizar a assinatura digital em contratos. A área que mais rapidamente adotou a tecnologia foi a área de compras.

Diante da agilidade e redução de custos que a assinatura digital proporciona, era de se esperar uma rápida implementação nas empresas. Porém, haviam dúvidas sobre a validade jurídica e muitas resistências em aceitar a nova forma de assinatura. Resistência mais cultural, pois até então, poucos conheciam essa tecnologia e suas vantagens.

A área de compras como precursora na implementação da Assinatura Digital

A área de compras foi uma das precursoras na adoção da assinatura digital, pois ela tinha mais facilidades de convencer os fornecedores a adotar a assinatura em contratos, o que sempre trouxe vantagens para eles, pois teriam o seu contrato mais rapidamente assinado e, portanto, o projeto ou o serviço estava sendo aprovado em uma velocidade recorde. Algo que demorava 30 dias, passou-se a aprovar em 2 horas. As pessoas ficavam surpresas, depois que experimentavam a assinatura digital. Além da grande vantagem de tempo, compras enxergou a redução de custos de papel, reconhecimento de firma e remessa de documentos, que geravam um ROI muito rápido para o investimento que basicamente era a compra dos certificados.

Logo, com esta experiência, a área de compras passou a disseminar para outras áreas da empresa o uso da assinatura digital e do certificado digital. Como consequência, as barreiras culturais do uso do papel foram sendo diluídas e substituídas pelos resultados e benefícios obtidos com a nova tecnologia.

Entretanto, é importante lembrar que neste movimento de convencimento para a adoção de uma nova tecnologia e de quebra de barreiras culturais, o departamento jurídico também ajudou decisivamente no esclarecimento e na argumentação, quando se falava em validade jurídica, aliado à MP 2.200 que estabeleceu a equivalência entre a assinatura digital e a assinatura de próprio punho.

Aplicabilidades

A gestão de contratos, de terceiros, a tramitação de documentos como NDA, RFI, RFP foram progressivamente sendo adequados ao padrão digital, assim como sistemas e-procurement. Ademais, podemos citar outros exemplos onde a área de compras pode desfrutar da assinatura digital, como, por exemplo:

– Contratos de prestação de serviços com fornecedores;

– Acordos de confidencialidade;

– Na autorização de pagamentos;

– Em pedidos de compras;

– Contratos de compra e venda;

– Em documentos internacionais no âmbito de importação e exportação;

– Orçamentos;

– Alterações e aditivos de contatos;

– Leasing;

– Entre outros.

Nesse sentido, hoje amplamente conhecidas, as assinaturas digitais e eletrônicas, assim como outros serviços digitais fazem parte do dia a dia não só das áreas de compras, como também de todas as outras áreas das empresas. Desta forma, são essenciais e não se pode pensar e nem imaginar, como seriam os processos e documentos se eles continuassem em papel.

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Luiz Rodrigues

Olá! Sou Luiz Rodrigues, pai de três filhos e Diretor de Marketing da QualiSign. Sou formado em Processamento de Dados e pós-graduado em Administração pela USP. Com 13 anos de experiência na área de formalização digital, participei da idealização de soluções inovadoras neste mercado.