17 outubro, 2024 •
A transformação digital dentro das empresas continua em ritmo acelerado. Os processos manuais precisam ser substituídos pelos digitais. Sem dúvidas, existem inúmeras vantagens, como a agilidade, a principal delas. Contudo, na hora de submeter o projeto para aprovação, é necessário um embasamento financeiro para que se justifique o investimento na transformação digital. Nesse sentido, a redução de custos é a palavra-chave. Sendo assim, é necessário quantificar os custos atuais dos processos manuais, de forma a comparar com os custos no mundo digital.
Sob esse ponto de vista, o primeiro passo é identificar os passos atuais no processo de formalização em papel, que geralmente consistem nas seguintes etapas:
– Impressão das vias do contrato;
– Coleta de assinaturas dos signatários;
– Reconhecimento de firmas;
– Remessa de documentos (Motoboy e Correios);
– Recebimento das vias da outra parte com todas as assinaturas;
– Digitalização;
– Armazenamento;
– Recuperação (quando necessário).
Os valores de despesas com impressão, cartório, motoboy ou correio, entre outras, variam de acordo com a localidade. No entanto, refletindo a quantidade de itens constantes no processo de formalização manual, além de burocratizado, podemos concluir que ele é muito custoso, independente do volume anual de papel produzido pelas empresas.
Ademais, devemos também considerar que esse processo manual pode acarretar em perda de negócios ou oportunidades devido à burocracia e demora na assinatura dos contratos. Outro aspecto considerável são eventuais danos causados à reputação da empresa, decorrente de perda ou extravio dos documentos, além da impossibilidade da comprovação da autenticidade e integridade.
A QualiSign disponibiliza um simulador, disponível em nosso site, que permite uma primeira ideia sobre o potencial de redução de custos. A partir do volume de contratos (documentos em geral), o simulador estima a quantidade de vias, reconhecimentos de firma e os demais custos, possibilitando calcular o custo no processo manual e compará-lo ao custo no meio digital.
Por exemplo, considerando 100 contratos assinados por mês, a assinatura digital pode gerar uma redução de custos de R$ 33.014,00 em um ano.
Neste caso, será necessário elencar os itens atuais e ver os custos reais do processo da sua empresa. Para isso, a QualiSign disponibiliza o ROI, um documento para apoio a este cálculo, descrevendo cada etapa do processo e seus respectivos custos. Baixe aqui e comece já o seu projeto de transformação digital.
Também é possível saber quanto a sua empresa pode contribuir com o meio ambiente utilizando o nosso simulador de sustentabilidade.
Além de assinatura digital, o Portal QualiSign disponibiliza diversos serviços correlatos que podem proporcionar maior controle, agilidade, produtividade e redução de custos para sua empresa.
Para obter mais informações, clique aqui, preencha o formulário que um especialista retornará o mais breve possível.
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Olá! Sou Luiz Rodrigues, pai de três filhos e Diretor de Marketing da QualiSign. Sou formado em Processamento de Dados e pós-graduado em Administração pela USP. Com 13 anos de experiência na área de formalização digital, participei da idealização de soluções inovadoras neste mercado.
