O que é uma Assinatura Online?

Embora o termo “assinatura online”, para algumas pessoas pode significar simplesmente, “contratar serviços pela internet”. Todavia, no âmbito da formalização digital, ela possui outra conotação. Ou seja, é uma prática que ganhou popularidade com o avanço da tecnologia e a transição para processos digitais em diversas áreas. Portanto, a assinatura online abrange tanto a assinatura digital quanto a assinatura eletrônica. Ademais, ambas oferecem benefícios significativos em comparação com as assinaturas tradicionais em papel. Nesse sentido, em suma, a assinatura online refere-se ao processo de autenticação e validação de documentos ou transações digitais por meio de métodos eletrônicos, eliminando a necessidade de assinaturas físicas em papel.

Assinatura Digital

A assinatura digital é uma forma avançada de assinatura eletrônica que utiliza técnicas criptográficas para garantir a autenticidade e integridade de um documento digital.

Portanto, envolve a criação de uma chave única para o signatário, geralmente por meio de um certificado digital. Isso assegura que a assinatura seja única e associada ao indivíduo específico. Além disso, é relevante lembrar que o certificado digital representa a identidade eletrônica de empresas e indivíduos no contexto da internet

Nesse contexto, a assinatura digital é legalmente reconhecida em muitos países e setores, proporcionando autenticidade e não-repúdio, ou seja, o signatário não pode negar ter assinado o documento. Assim sendo, possui validade jurídica inquestionável. No Brasil, a Medida Provisória Nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001 equiparou a assinatura digital com uma assinatura de próprio punho.

Assinatura Eletrônica

Por sua vez, a assinatura eletrônica é uma forma mais ampla que engloba diversas técnicas para validar a autenticidade de um documento digital.

Assim, pode incluir métodos como senhas, códigos PIN, biometria, token, reconhecimento facial, biometria, entre outros. Nesse aspecto, essas formas variam em termos de segurança e podem ser mais adequadas para diferentes contextos. Normalmente, esses métodos de assinaturas eletrônicas, que não exigem a utilização de um certificado digital, são utilizados para contratar serviços no âmbito da internet, como mencionamos na introdução e também para realizar outras transações cotidianas.

Por fim, a legislação relacionada à assinatura eletrônica também evoluiu para reconhecer sua validade em muitas transações legais e comerciais. Entretanto, para comprovação de autoria, como não utiliza um certificado digital, necessita de evidências técnicas.

Vantagens da Assinatura Online

Eficiência: Elimina a necessidade de imprimir, assinar manualmente e escanear documentos, agilizando processos.

Segurança: A assinatura digital oferece um alto nível de segurança, impedindo adulterações nos documentos.

Rastreabilidade: Permite rastrear alterações e acessos aos documentos assinados, proporcionando um histórico detalhado.

Economia: Reduz custos associados a papel, impressão e envio de documentos físicos.

Segurança Avançada: Além da criptografia, muitas plataformas de assinatura online oferecem recursos de segurança avançados, como proteção contra fraudes e autenticação de múltiplos fatores.

Conformidade e Auditoria: Facilita a conformidade com regulamentações e normas, fornecendo trilhas de auditoria detalhadas que registram quem assinou o documento, quando e quaisquer alterações realizadas.

Melhoria na Experiência do Cliente: Simplifica e acelera a interação com clientes, parceiros e fornecedores, proporcionando uma experiência mais conveniente e positiva, o que pode impactar positivamente a satisfação do cliente.

Integração com Sistemas: Pode ser integrada a sistemas e plataformas existentes, como sistemas de gestão documental (DMS), soluções de sistemas jurídicos e ERP´s, para uma experiência mais fluida e consistente.

Flexibilidade de Dispositivos: Permite assinar documentos de qualquer lugar, a qualquer momento, utilizando uma variedade de dispositivos, como computadores, tablets ou smartphones, proporcionando maior flexibilidade e conveniência.

Sustentabilidade Ambiental: Reduz o consumo de papel, tinta e energia associados à impressão e transporte de documentos físicos, promovendo práticas mais sustentáveis e alinhadas a preocupações ambientais.

Setores que utilizam Assinatura Online

Jurídico: Contratos, acordos e outros documentos legais.

Financeiro: Transações bancárias, contratos de empréstimos, etc.

Recursos Humanos: Contratos de trabalho, formulários de recursos humanos, etc.

Saúde: Consentimentos médicos, registros de pacientes, etc.

Educação: Matrículas online, contratos educacionais, autorizações parentais, e outros documentos relacionados à administração escolar.

Varejo: Contratos de fornecedores, pedidos de compra, contratos de serviços, e outros documentos comerciais.

Tecnologia: Acordos de licenciamento de software, contratos de serviços de TI, e outros documentos relacionados à indústria de tecnologia.

Seguros: Apólices de seguro, contratos de cobertura, e outros documentos relacionados ao setor de seguros.

Logística e Transporte: Contratos de transporte, recibos de entrega, e outros documentos relacionados à gestão logística.

Manufatura: Contratos de fornecedores, acordos de fabricação, e outros documentos relacionados à cadeia de suprimentos e produção.

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Conclusão

Ante o exposto, podemos concluir que a assinatura digital é um dos tipos de assinaturas eletrônicas e ambas se abrangem na categoria de assinatura online. Contudo, antes de escolher o tipo de assinatura que será utilizada, deve-se avaliar o risco e as especificidades do negócio.

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Luiz Rodrigues

Olá! Sou Luiz Rodrigues, pai de três filhos e Diretor de Marketing da QualiSign. Sou formado em Processamento de Dados e pós-graduado em Administração pela USP. Com 13 anos de experiência na área de formalização digital, participei da idealização de soluções inovadoras neste mercado.