No mundo empresarial moderno, a formalização digital tornou-se uma necessidade presente para empresas de todos os segmentos e portes. A transição de processos manuais para a era digital não só aumenta a eficiência, mas também garante conformidade e segurança, além de possibilitar a redução de custos e contribuição com o meio ambiente. No entanto, a escolha correta do fornecedor de formalização digital é crucial para o sucesso dessa transição. Neste artigo, exploraremos os principais critérios a serem considerados ao escolher o melhor parceiro para seus processos de formalização digital, abordando aspectos cruciais, incluindo suporte eficiente e integração com outros softwares.
Antes de migrar ou optar pelo fornecedor ideal, é essencial compreender as necessidades específicas de sua empresa. Avalie os processos que serão inseridos na formalização digital, identifique os requisitos de segurança e conformidade, e tenha uma visão clara dos resultados desejados. Esse entendimento aprofundado permitirá uma busca mais direcionada, evitando a escolha de soluções excessivamente complexas ou inadequadas.
A experiência do fornecedor no setor é um fator determinante. Logo, procure por empresas que tenham um histórico comprovado de sucesso na implementação de soluções de formalização digital. Assim sendo, uma análise cuidadosa de estudos de caso e depoimentos de clientes pode oferecer insights valiosos sobre a eficácia e confiabilidade do fornecedor em questão. Ademais, para realizar uma assinatura digital é necessário possuir um certificado digital. Logo, é importante optar por uma plataforma que seja vinculada à ICP-Brasil, que é mantida pelo ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação).
A flexibilidade da solução é crucial, pois as necessidades de cada empresa podem variar. Certifique-se de que o fornecedor ofereça uma plataforma que possa ser personalizada para atender às demandas específicas de sua organização. Isso inclui a capacidade de adaptar-se a mudanças regulatórias, escalabilidade para acompanhar o crescimento da empresa e integração fácil com outros sistemas já em uso.
A formalização digital envolve dados sensíveis e processos que muitas vezes estão sujeitos a regulamentações estritas. Portanto, ao escolher um fornecedor, verifique se a solução oferecida está em conformidade com normas e regulamentações relevantes. Além disso, confira se medidas robustas de segurança estejam implementadas para proteger a integridade e confidencialidade dos dados como: restrição de acesso a documento confidencial ou segregação de acesso por departamento, além de acessos personalizados, entre outros.
A usabilidade da plataforma de formalização digital é um fator muitas vezes subestimado. Uma solução intuitiva e fácil de usar minimiza o tempo de treinamento e facilita a aceitação por parte dos usuários. Sendo assim, é fundamental escolher um fornecedor que ofereça treinamento adequado e uma implantação de qualidade para garantir uma transição suave e eficiente para a plataforma formalização digital.
Além do treinamento, o suporte oferecido pelo fornecedor é um componente crítico para o sucesso contínuo da formalização digital em sua empresa. Leve em consideração se o fornecedor disponibiliza canais eficazes de suporte, como chat online, telefone, e-mail e WhatsApp. Além disso, verifique se há recursos educativos, como manuais e tutoriais, para auxiliar os usuários. Um suporte ágil e eficiente pode fazer toda a diferença em momentos de desafio ou necessidade de esclarecimentos.
A capacidade de integração da solução de formalização digital com outros softwares utilizados pela sua empresa é um aspecto valioso. Isso assegura uma operação coesa e eficiente, evitando redundâncias e otimizando o fluxo de trabalho. Então, antes de tomar uma decisão, opte pelo fornecedor que ofereça opções de integração com os sistemas já em uso em sua organização.
Considere as plataformas que disponibilizam serviços inovadores e que não se limitem na assinatura digital e eletrônica, como, por exemplo, a integração da assinatura de documentos com pagamento via PIX, um dos meios de pagamentos mais utilizados do país. Ou seja, o contratante realiza a assinatura digital ou eletrônica de um contrato ou outro documento e logo em seguida, a plataforma de formalização digital direciona ao site do banco para concretização do pagamento do negócio firmado.
A QualiSign é uma empresa 100% nacional, com quase três décadas de experiência no mercado. É uma AR (Autoridade de Registro) vinculada à ICP-Brasil para emissão de certificados digitais e ACT (Autoridade Certificadora de Tempo) homologada pelo Observatório Nacional do Brasil (ON).
Possui uma gama de serviços de formalização digital, como: Assinatura Digital e Eletrônica, Aceite Digital, envio de notificações por e-mail com comprovação de entrega, Carimbo de Tempo, Certificação Digital e o Sign & Pay, serviço inovador que agiliza o recebimento de valores logo após o fechamento do contrato e outros documentos.
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Olá! Sou Luiz Rodrigues, pai de três filhos e Diretor de Marketing da QualiSign. Sou formado em Processamento de Dados e pós-graduado em Administração pela USP. Com 13 anos de experiência na área de formalização digital, participei da idealização de soluções inovadoras neste mercado.
