15 março, 2022 •
A tratativa dos documentos físicos, ou seja, o manuseio de documentos em papel, exige uma série de gastos e tempo. Para evitar essa perda de recursos financeiros e tempo, a assinatura digital consolidou-se como uma tecnologia de suma relevância dentro das empresas e também para transações de pessoas físicas, garantindo mais economia, agilidade, controle e segurança. No entanto, há uma dúvida que pode inibir algumas pessoas a adotarem a transformação digital em seus cotidianos: a assinatura digital dispensa o reconhecimento de firma realizado em cartório?
Antes de responder essa pergunta, vamos explicar brevemente como funciona o reconhecimento de firma em cartórios e a assinatura digital.
Em suma, podemos definir o reconhecimento de firma como um procedimento que atesta a autenticidade da assinatura presente nos documentos físicos (estamos falando do mundo do papel). Tal procedimento normalmente é realizado em um cartório, que possui fé pública e, para efetivá-lo, são exigidos alguns documentos como, por exemplo, RG, CPF ou CNH, além do signatário precisar possuir firma aberta naquele cartório e pagar taxas referentes ao reconhecimento em si e, eventualmente, das cópias dos documentos de identificação solicitados pelo tabelião.
Nesse contexto, ressalta-se que há dois tipos de reconhecimento de firma. O reconhecimento de firma por semelhança consiste na comparação da assinatura presente no documento, com a assinatura constante na ficha do cartório. Portanto, não necessita da presença do titular, podendo ser feito por terceiros autorizados. Por sua vez, o reconhecimento de firma por autenticidade, exige a presença do autor da assinatura no cartório, munido dos documentos de identificação. Estes documentos devem ser originais e serão assinados na presença de um escrevente, bem como o livro de comparecimento. Após essas etapas, efetiva-se o processo de reconhecimento de firma.
A assinatura digital trata-se de uma tecnologia composta por um par de chaves criptográficas (pública e privada) que se complementam entre si. Instituída pela MP 2.200-2 em agosto de 2001 (que possui força de lei), a assinatura digital tem a equivalência de uma assinatura de próprio punho, tendo, portanto, validade jurídica inquestionável. Essa mesma MP instituiu também a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, criando assim, o certificado digital, que é considerado a identidade da pessoa física ou jurídica no mundo digital. Logo, para realizar uma assinatura digital, obrigatoriamente é necessário a utilização de um certificado digital. Conclui-se, portanto, que a utilização dessas chaves aplicadas a qualquer documento eletrônico, caracterizam-se como uma assinatura digital e, devido à robustez desse mecanismo, o processo obtém segurança, autenticidade e integridade. Este é o mundo digital.
Tendo em vista a legislação aqui já explicada, que dá à assinatura digital a equivalência de uma assinatura de próprio punho e reconhece o certificado digital como a identidade da pessoa física ou jurídica no âmbito digital, desde que o certificado seja do padrão ICP-Brasil e não esteja revogado, a assinatura digital pode sim dispensar o reconhecimento de firma em cartório. Portanto, diversos documentos podem ser formalizados com a assinatura digital com total validade jurídica, sem necessitar passar pelos trâmites do reconhecimento de firmas em cartórios. Isso se dá pelo fato de que a assinatura digital já garante a autoria da assinatura e o não repúdio (negação da autoria). Contudo, é importante enfatizar que existem documentos, como o de compra e venda de imóveis, que necessitam de fé pública e, portanto, faz-se necessário realizar a formalização em um cartório de registro de imóveis.
Ao entrar no mundo digital para realizar a formalização de documentos, obtém-se muitas vantagens. Conheça algumas delas:
– Redução de custos com eventuais taxas decorrentes dos serviços de reconhecimento de firma e remessa de documentos como, por exemplo: serviços de motoboy e correios;
– Mais agilidade, com assinaturas sendo realizados em poucos segundos e com poucos cliques;
– Ganho de produtividade e otimização do tempo pela redução do esforço gasto em processo manual de impressão, assinatura, cópia, armazenamento dos documentos físicos, entre outros. Sendo assim, o esforço pode ser direcionado em atividades mais relevantes para o seu negócio;
– Maior controle e fácil acesso aos documentos que podem ser armazenados na própria plataforma de assinatura digital (Onde estão os contratos? Quais estão pendentes? Quem já assinou e quem falta assinar?);
– Eliminação de extravio de documentos e retrabalhos decorrentes;
– Processo mais impessoal de cobrança de documentos para assinar;
– Maior percepção pelos colaboradores e signatários de organização e limpeza da empresa e seus processos;
– Contribuição com a sustentabilidade, evitando a impressão em massa de papéis.
Nota-se então, que são dois mundos bem distintos. O mundo em papel, com documentos físicos, assinaturas de próprio punho, grafias e reconhecimento de firma. Do outro lado, o mundo digital, composto por documentos eletrônicos e assinaturas com certificado digital.
Além de assinatura digital com total validade jurídica e emissão de certificado digital, a QualiSign disponibiliza diversos serviços como, por exemplo, o E-mail Válido, indicado para envio de notificações extrajudiciais, cobrança, carta protesto, entre outros. Tudo com a mesma equivalência de uma carta registrada com aviso de recebimento (AR).
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Olá! Sou Luiz Rodrigues, pai de três filhos e Diretor de Marketing da QualiSign. Sou formado em Processamento de Dados e pós-graduado em Administração pela USP. Com 13 anos de experiência na área de formalização digital, participei da idealização de soluções inovadoras neste mercado.
