Como a Assinatura Digital pode contribuir com a Gestão de Terceiros?

A busca por maior agilidade, segurança, controle e redução de custos dentro das companhias, passa impreterivelmente pela implementação de plataformas tecnológicas e parceria com consultorias e empresas especializas em gestão. Sob esse ponto de vista, a Assinatura Digital é uma tecnologia já consolidada no mundo corporativo. Do mesmo modo, a Gestão de Terceiros é um processo de suma relevância que visa a mitigação de riscos nas relações comerciais com prestadores de serviços e auxilia as empresas no cumprimento do compliance.

Nesse sentido, podemos concluir que tanto a Assinatura Digital como a Gestão de Terceiros são pilares fundamentais quando falamos em segurança, economia, controle e agilidade no mundo corporativo.

Posto isso, a QualiSign, empresa especializada em serviços de formalização digital e a Bernhoetf, empresa com expertise em Gestão de Terceiros, esclarece nesse artigo os principais pontos sobre o tema.

Quais as características da Gestão de Terceiros?

A Gestão de Terceiros é o processo de controlar os riscos de fornecedores através da gestão eletrônica de documentos. Ou seja, através de um fluxo em que os fornecedores precisam disponibilizar informações sobre os seus colaboradores e a gestão de terceiros analisa todos os documentos para verificar se as exigências legais e contratuais estão sendo realizadas.

Portanto, a Gestão de Terceiros tem como características principais:

– Redução de passivos trabalhistas de fornecedores e da quantidade de processos trabalhistas advindo de terceiros;

– Redução riscos de acidentes e óbitos na operação;

– Facilitar o controle de validade da documentação dos terceirizados;

– Entregar dados para entender quais os riscos dos fornecedores;

– Mitigar riscos altos de reputação;

– Antecipar possíveis falências de fornecedores;

– Facilitar a garantia de cumprimento de normas regulamentadoras.

A partir do momento que o documento é recebido, ele é analisado e os fornecedores são monitorados, com isso, há uma redução das dores mencionadas acima.

Quais as principais contribuições que a Assinatura Digital pode proporcionar para a Gestão de Terceiros?

O grande desafio da Gestão de Terceiros é o volume de documentos e informações que precisam ser analisadas. Nesse sentido, a tecnologia é algo fundamental. Assim sendo, a Assinatura Digital é um grande facilitador, pois ela traz toda a segurança necessária e agiliza as atividades dos fornecedores para cumprir com algumas obrigações do processo, além de oferecer mais segurança que uma assinatura manuscrita, tendo em vista que consta a data e horário que a assinatura foi realizada, eliminando, portanto, risco de fraudes. Entretanto, há casos, onde, na análise da documentação constata-se assinaturas manuscritas “coladas” no documento, o que não traz a segurança que a pessoa responsável de fato reconhece e concorda com o documento.

Resultados que a Assinatura Digital e a Gestão de Terceiros podem retornar às empresas

O objetivo da Gestão de Terceiros é controlar a documentação de fornecedores para que no futuro não se tenha problemas com processos trabalhistas, acidentes, mortes, falência e etc. Logo, são documentações muito relevantes, pois, grandes empresas muitas vezes têm parte de sua operação totalmente dependente de fornecedores, e se acontecer algo com esse fornecedor, pode significar uma perda muito grande de receita.

Portanto, quando se fala de Assinatura Digital junto a Gestão de Terceiros, os benefícios são:

– Agilidade e Produtividade: Se um funcionário precisar assinar um documento, mas está em outra região, com a assinatura digital não faria diferença. Então, em um momento onde muitas pessoas trabalham home office, estão espalhadas por vários locais, está fazendo cada vez menos sentido as assinaturas manuais.

– Redução de Custo e Sustentabilidade: Sem a necessidade de impressão e envio de grandes quantidades de papéis para coletar assinaturas, acaba que se tem uma grande redução de custos e boas práticas de sustentabilidade.

– Arquivamento: Com documentos em nuvem, não existe a necessidade de arquivar quantidades enormes de documentos na empresa.

– Com a assinatura digital, todos os envolvidos (terceiro, empresa fornecedora e cliente) ganham tempo, segurança e redução de custos no processo.

Quais documentos da Gestão de Terceiros podem ser assinados digitalmente?

Geralmente existe um equívoco no pensamento de que a Assinatura Digital é exclusiva para documentos de contrato, mas não é. Sob esse ponto de vista, segue abaixo alguns documentos trabalhistas e de saúde e segurança do trabalho analisados na Gestão de Terceiros que podem ser assinados digitalmente:

SST

• PCMSO – Programa de Controle de Médico de Saúde Ocupacional;
• PGR – Programa de Gerenciamento de Riscos;
• PCMAT – Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil;
• PPR – Programa de Proteção Respiratória;
• Laudos de insalubridade e periculosidade (LTCAT, LTIP);
• Análise Ergonômica de Trabalho – AET;
• Certificados ou comprovantes de capacitações contidas nas Normas Regulamentadoras;
• Entre outros.

Trabalhista

• Folha de pagamento para registros de férias e outros documentos;
• Contrato de emprego;
• Acordos de bônus;
• Termos de serviço comerciais;
• Dados pessoais do colaborador;
• Certificação de treinamento;
• Notificação de dispensa indefinida ou temporária;
• Acordo de fim de contrato;
• Contratos;
• Folha de Pagamento;
• Cartões de ponto;
• Concessão de férias;
• Entre outros.

Sobre a QualiSign:

A QualiSign é uma empresa 100% nacional, com quase três décadas de experiência no mercado. Possui uma gama de serviços de formalização digital, como: Assinatura Digital e Eletrônica, Aceite Digital, além de serviço de envio de notificações por e-mail com comprovação de entrega, Carimbo de Tempo e Certificação Digital.

Além disso, é autoridade de registro de Certificado Digital vinculada à ICP-Brasil e de Carimbo de Tempo, homologada pelo Observatório Nacional.

Sobre a Bernhoeft:

A Bernhoeft atua com empresas nacionais e multinacionais de diferentes portes e segmentos e conta com um time de cerca de 550 profissionais com expertise em Cálculos Judiciais, Gestão de Riscos com Terceiros, Contabilidade, Automação de Negócios e Consultoria Tributária. Atualmente está presente em 6 dos principais centros urbanos do país.

Com mais de 20 anos de história, seu diferencial está na metodologia própria de trabalho, softwares que agilizam nossos projetos e minimizam erros, além de uma equipe de especialistas que realizam atividades que agregam valor aos clientes.

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Luiz Rodrigues

Olá! Sou Luiz Rodrigues, pai de três filhos e Diretor de Marketing da QualiSign. Sou formado em Processamento de Dados e pós-graduado em Administração pela USP. Com 13 anos de experiência na área de formalização digital, participei da idealização de soluções inovadoras neste mercado.