21 fevereiro, 2024 •
Mesmo com o advento do e-mail, os recursos disponíveis para comprovar a entrega ou registrar evidências de recebimento pelo destinatário ainda eram insuficientes. Portanto, com a adição desses recursos (e outros que mencionaremos mais adiante), começamos a enviar notificações mais intensamente por meios eletrônicos. Por sua vez, a pandemia também impulsionou o uso de meios digitais como uma solução viável para a continuidade dos negócios. Nesse contexto, as notificações desempenharam um papel crucial em diversos cenários, como o envio de notas fiscais eletrônicas e cobranças, por exemplo. Sob esse ponto de vista, este artigo explora como o envio de notificações por e-mail pode ser tão seguro e confiável quanto o envio de uma carta registrada, oferecendo eficiência e rastreabilidade incomparáveis.
Uma das principais vantagens do envio de notificações por e-mail é a sua eficiência e velocidade. Logo, enquanto uma carta registrada pode levar dias ou até semanas para chegar ao destinatário, um e-mail pode ser entregue em questão de segundos, independentemente da localização do remetente e do destinatário. Isso é especialmente crucial em situações onde o tempo é essencial, como notificações urgentes ou prazos legais.
As empresas postais podem rastrear cartas registradas até sua entrega, assim como os sistemas de e-mail modernos oferecem recursos semelhantes. Os remetentes podem garantir que sabem quando um destinatário abre uma notificação, solicitando confirmações de leitura ou recebimento. Além disso, muitos serviços de e-mail fornecem registros detalhados de quando a mensagem foi enviada, recebida e aberta, oferecendo uma trilha de auditoria completa, caso necessário.
Apesar de muitas pessoas poderem considerar o e-mail menos seguro do que uma carta registrada, avanços significativos foram feitos em termos de segurança e autenticação de e-mails. Por exemplo, protocolos como SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) e DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) ajudam a verificar a autenticidade do remetente e a proteger contra SPAM e phishing.
Para aumentar a segurança e a validade probatória do serviço, integra-se um componente temporal conhecido como Carimbo de Tempo (HLB – Hora Legal Brasileira). Dessa forma, com este recurso, são correlacionadas as evidências técnicas de temporalidade durante a entrega do e-mail, incluindo todas as interações, como recebimento, visualização e abertura de anexos.
Uma preocupação comum com o envio de notificações por e-mail é sua validade legal em comparação com uma carta registrada. Contudo, em muitas jurisdições, já existe consenso de que os e-mails são considerados legalmente vinculativos, desde que possam ser comprovados como autênticos e entregues com sucesso ao destinatário. Porém, isso é facilitado pelos recursos de rastreabilidade mencionados anteriormente, que podem ser usados para demonstrar que uma notificação foi enviada e recebida.
– Antes de negativar um cliente (na notificação de uma dívida);
– Em um “de acordo” para uma prestação de serviço;
– Na notificação de condomínios junto aos proprietários para aviso de assembleias;
– Quando uma instituição de ensino necessita convocar um estudante;
– Em recusa de sinistros por parte de seguradoras;
– Cobrança amigável e contenciosa;
– Quando se faz necessário notificar uma empresa sobre irregularidade contratual.
O envio de notificações por e-mail se estabeleceu como a equivalência moderna da carta registrada, oferecendo eficiência, rastreabilidade e segurança incomparáveis. Embora a carta registrada possa ter sido o padrão no passado, o e-mail emergiu como o método preferido para comunicações rápidas, confiáveis e legalmente vinculativas. Sendo assim, ao adotar as melhores práticas de segurança e autenticação, as organizações podem confiar no envio de notificações por e-mail para uma ampla variedade de fins, com a mesma confiança que depositavam na carta registrada.
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Olá! Sou Luiz Rodrigues, pai de três filhos e Diretor de Marketing da QualiSign. Sou formado em Processamento de Dados e pós-graduado em Administração pela USP. Com 13 anos de experiência na área de formalização digital, participei da idealização de soluções inovadoras neste mercado.
