A pandemia trouxe uma aceleração na implantação do home office e com ele a necessidade mais urgente de soluções digitais. Portanto, com este cenário, surgiram diversas ofertas de serviço de assinatura digital e eletrônica.
No entanto, é importante se atentar às diferenças relevantes que existem entre estes serviços, de forma a definir a melhor escolha, com o melhor custo-benefício e evitar transtornos que podem ocasionar risco jurídico, problemas de segurança e outros impactos, que no momento seguinte, podem frustrar as expectativas.
No processo de escolha de um serviço de assinatura digital e eletrônica, há uma tendência de comoditização na medida em que tudo parece ser “assinatura”. É necessário lembrar que a tecnologia é apenas um componente do serviço fornecido. Serviços de apoio, infraestrutura, compliance e outros aspectos devem ser considerados na avaliação para o sucesso da implantação e sustentação do nível destes serviços.
Confira abaixo estes pontos:
É importante se atentar sobre a validade da assinatura digital. Algumas juntas comerciais, por exemplo, não aceitam certos tipos de documentos assinados de forma eletrônica por não estarem nos padrões da ICP-Brasil ou pela impossibilidade de realizar a verificação de sua conformidade. Isso gera atrasos na formalização de documentos societários. Portanto, verifique se o seu fornecedor dispõe de uma assinatura digital válida. Para validar, utilize o validador do ITI e submeta o arquivo assinado.
É natural que os administradores e signatários tenham eventuais dúvidas sobre a utilização de serviços da plataforma. Portanto, o seu fornecedor deve possuir uma equipe qualificada de suporte técnico, com variados canais de contato e celeridade nas respostas. Um atendimento aquém do esperado pode emperrar contratos importantes e gerar desgastes com os signatários.
O seu fornecedor de assinatura digital e eletrônica deve possuir serviços correlatos que complementam a formalização digital de documentos. Serviços como carimbo de tempo, e-mail com comprovação de entrega e certificação digital são de muita valia para auxiliar no controle dos documentos e na geração de evidências de formalização.
Diversos departamentos, segregação de acessos, uma solução deve permitir o uso e a parametrização pelos departamentos da empresa, de forma a facilitar e atender às expectativas de cada área.
Sendo assim, perfis de acesso, segregação de documentos, parametrizações, rateio por centro de custo, são fundamentais na hora de expandir as usabilidades e possibilitar a gestão por todas as áreas da empresa.
Com a vigência da LGPD, é importante notar se o seu fornecedor segue criteriosamente a legislação, tendo compromisso com o tratamento de dados pessoais. Por isso, é de suma relevância que o seu fornecedor disponha de uma política rígida de proteção de dados com restrição de acesso, base de dados no território nacional, rastreabilidade das ações efetuadas e controle de acesso por login e senha e por Certificado Digital.
Documentos eletrônicos possuem informações sensíveis, por isso, o seu fornecedor deve garantir a segurança nas operações, sobretudo com infraestrutura qualificada que permite um funcionamento ininterrupto da plataforma e a proteção contra ataques cibernéticos.
É importante buscar um fornecedor que tenha credibilidade baseada na experiência de mercado e que possua, sobretudo, vínculos com autoridades oficiais como ICP-BRASIL, cadeia hierárquica que viabiliza a emissão de Certificados Digitais e com o Observatório Nacional, responsável pela Hora Legal Brasileira.
Uma plataforma moderna e completa de formalização digital precisa proporcionar aos usuários a possibilidade de acesso e assinatura por qualquer dispositivo (desktop, laptop, tablet, smartphone, etc.) por meio de aplicativos haja vista que o cotidiano empresarial é muito dinâmico e a formalização de documentos precisa seguir as tendências tecnológicas.
Esses são, portanto, alguns diferenciais que você pode levar em consideração na hora de escolher a sua plataforma de formalização digital de documentos.
Contudo, caso você já seja cliente de alguma plataforma que não se enquadre nos pontos elencados, talvez seja a hora de você trocar de fornecedor.
O Portal QualiSign possui diferenciais determinantes para garantir a melhor experiência aos usuários da assinatura digital e eletrônica. Diferenciais esses que corroboram o Portal QualiSign como o maior e sobretudo, o mais confiável portal de formalização digital do Brasil.
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Olá! Sou Luiz Rodrigues, pai de três filhos e Diretor de Marketing da QualiSign. Sou formado em Processamento de Dados e pós-graduado em Administração pela USP. Com 13 anos de experiência na área de formalização digital, participei da idealização de soluções inovadoras neste mercado.
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