28 março, 2022 •
Antigamente, quando enviávamos cartas às pessoas, eram páginas manuscritas, dobradas e envelopadas. Nessa perspectiva, ao chegar no correio, ocorria a avaliação de quantos selos precisávamos colar e lá seguia a carta para o destinatário. Após alguns dias, semanas ou até meses, a carta por fim era recebida. Depois passamos para o telegrama, o fax e hoje enviamos o e-mail. No entanto, nos dias atuais, ainda se usa a carta registrada com aviso de recebimento para protocolar a entrega e garantir que ela chegou ao seu destino.
No mundo corporativo essa comprovação é muito importante visto que é a prova da entrega e evidencia o esforço de comunicar e dar ciência ao destinatário. Contudo, hoje já existe uma forma mais célere para enviarmos uma notificação extrajudicial, como uma cobrança, uma convocação ou uma solicitação de resposta formal.
Ou seja, também é possível enviar notificações por e-mail, com a mesma equivalência de uma carta registrada com aviso de recebimento. Isso é possível graças ao E-mail Válido da QualiSign.
O E-mail Válido é um serviço de envio de notificação eletrônica que fornece evidências técnicas e comprobatórias sobre a sua autoria, conteúdo e cronologia de envio, além da tomada de conhecimento pelo destinatário. Isso ocorre pois utiliza-se o Carimbo de Tempo (HORA LEGAL BRASILEIRA), fornecida pelo Observatório Nacional (ON/MCTI) e registra-se todas as evidências de entrega do e-mail, bem como as suas interações (se o e-mail foi recebido, se foi visualizado ou seus anexos foram abertos). Portanto, pode ser aplicado em qualquer situação onde se faz necessária a comprovação de entrega de uma notificação.
Sendo assim, podemos exemplificar a sua utilização em algumas situações rotineiras, como:
– Na notificação de uma dívida a um cliente, antes de negativá-lo;
– Quando se precisa do “de acordo” para uma prestação de serviço;
– Em situações em que condomínio precisa notificar os proprietários sobre assembleias;
– Quando uma instituição de ensino precisa convocar um estudante;
– Na recusa de um sinistro por parte de uma seguradora;
– Em situações que se faz necessário notificar uma empresa por conta de uma irregularidade contratual.
Nota-se, portanto, que o E-mail Válido possui várias aplicações práticas e pode ser utilizado por qualquer tipo e tamanho de empresa, nos mais diversos segmentos. Portanto, neste momento, é provável que você já tenha identificado uma ou mais aplicações práticas para o seu negócio.
É bem simples. O e-mail pode ser enviado por qualquer pessoa autorizada pela empresa. Dessa forma, a partir do envio do e-mail, ele passa pelo Portal QualiSign para tratamento e aplicação do Carimbo de Tempo e selo de identificação. Por fim, a partir das interações que o destinatário terá após a entrega, o Portal QualiSign registra em um painel on-line todas as evidências para visualização e controle de todo o processo de envio e entrega.
São muitas as vantagens adquiridas ao se utilizar o E-mail Válido para o envio de notificações ou mensagens com a mesma equivalência de uma carta registrada com aviso de recebimento. Só para exemplificar, confira abaixo apenas algumas dessas vantagens.
O envio da notificação por e-mail dá maior agilidade no processo, evitando, portanto, depender das entregas físicas, que estão sujeitas a greves e outros fatores que podem atrasar o recebimento da notificação por parte do destinatário.
A utilização do E-mail Válido para envio de notificações tem um custo muito menor quando comparando com o processo de uma notificação protocolada em papel, posto que, geralmente, envolve: gastos de envio do correio com papel, guarda e digitalização dos protocolos, locomoção e controle de envio.
O serviço garante um amplo controle aos usuários, apresentando todos os eventos ocorridos no envio, com diversos filtros de pesquisa e possibilitando o acesso em tempo real a um painel que permite acompanhar todas as atualizações, desde o envio até recebimento dos e-mails.
Todas as etapas do processo de recebimento e entrega da mensagem são garantidas pelo Carimbo de Tempo, que representa a Hora Legal Brasileira (fornecida pelo Observatório Nacional – ON/MCTI). Além disso, o que reforça ainda mais a segurança, é o fato de que é gerada uma chave de segurança para cada remetente, o que faz com que somente ele poderá enviar uma mensagem por meio do serviço, utilizando o seu e-mail autorizado.
Há disponibilidade de um dossiê contendo evidências técnicas armazenadas no Portal QualiSign, permitindo assim, a utilização em eventuais atos comprobatórios.
– Notificações Contratuais;
– Aceite ou de acordo;
– Convocação;
– Ciência do que foi combinado entre as partes;
– Carta Protesto;
– Recusa de Sinistro;
– Notificação Extrajudicial;
– Outras modalidades de notificações.
O E-mail Válido está disponível no Portal QualiSign e é mais uma solução inovadora que ajuda as empresas a implementarem a transformação digital no seu dia a dia. O Portal também disponibiliza Assinatura Digital e Eletrônica, Certificado Digital, Aceite Digital, entre outros serviços.
Para maiores informações, clique aqui, preencha o formulário, que um de nossos especialistas retornará o contato em breve.
Olá! Sou Luiz Rodrigues, pai de três filhos e Diretor de Marketing da QualiSign. Sou formado em Processamento de Dados e pós-graduado em Administração pela USP. Com 13 anos de experiência na área de formalização digital, participei da idealização de soluções inovadoras neste mercado.
