Área de RH: como se tornar mais ágil no home office?

Foi-se o tempo em que a Área de RH sofria com o excesso de papelada em suas operações. Todos os documentos que fazem parte do cotidiano de um profissional de RH, como ficha de admissão e demissão, folha de ponto, aviso de férias, atestados, vale transporte, entre outros, hoje podem ser gerenciados de forma automatizada por meio de plataformas tecnológicas.

Há inclusive, legislações elaboradas para desburocratizar e simplificar os processos empresariais. Por exemplo, a Lei da Liberdade Econômica (13.874), sancionada em 2019, impacta diretamente as operações de departamentos pessoais e recursos humanos.

Nela, por exemplo, a carteira de trabalho passa a ser emitida preferencialmente pelo meio eletrônico (carteira de trabalho digital) e é criado um sistema mais simplificado do eSocial.

Com essa tendência de modernização no âmbito do RH, não podemos esquecer de uma das tecnologias mais presentes dentro dos recursos humanos, a assinatura eletrônica.

Em tempos de home office e da necessidade de mobilidade dos colaboradores da empresa e de prestadores de serviços, a assinatura eletrônica passa a ser essencial na viabilização e agilização de formalização de documentos de RH. Mas não é só a agilidade que a assinatura eletrônica traz.

Confira as principais vantagens da assinatura eletrônica na Área de RH:

Agilidade na gestão da Área de RH

Quando se utiliza a assinatura eletrônica, há maior agilidade na gestão do RH. Documentos podem ser assinados com mais celeridade. Folha de ponto, contratos de trabalho, solicitação de benefícios, aviso de férias, entre outros documentos. Tudo isso pode ser formalizado em segundos com a assinatura eletrônica.

Marcação de ponto com assinatura eletrônica

No atual cenário onde as empresas adotaram um modelo de trabalho home office, ou híbrido, é imprescindível que haja um sistema inteligente e móvel para marcação de ponto. Logo, a assinatura eletrônica se torna indispensável nesse cenário, onde o ponto pode ser marcado por meio de reconhecimento facial ou biométrico, entre outros.

Segurança no armazenamento dos documentos da Área de RH

O RH é uma das áreas onde a tramitação de documentos sensíveis são constantes. Atestados, holerites, demissões, benefícios, documentos pessoais, entre outros. Quando esses documentos são assinados e gerenciados de forma física, há grandes riscos de perdas, fraudes e deterioração.

Por outro lado, quando a formalização desses documentos se dá por meio de uma assinatura eletrônica, eles ficam armazenados em servidores seguros e disponíveis para serem acessados de maneira ágil sempre que necessário.

Validade Jurídica

Um dos tipos de assinatura eletrônica, a assinatura digital, possui validade jurídica inquestionável, conforme instituído na MP 2.200-2, que equipara a assinatura digital à assinatura de próprio punho. No entanto, para se realizar uma assinatura digital é necessário obter um certificado digital. Contudo, essa mesma MP enfatiza: “o disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for proposto.”

Ademais, o Artigo 107 do código civil, salienta: “A validade da declaração de vontade não dependerá da forma especial, senão quando a lei expressamente a exigir”. Logo, conseguimos entender que outros tipos de assinatura eletrônica também estão em conformidade com dispositivos da legislação.

Sendo assim, esse é mais um benefício para Área de RH; a validade jurídica na formalização dos documentos. É importante ressaltar que a plataforma de assinatura eletrônica deve fornecer opções robustas de evidências técnicas para eventuais atos comprobatórios.

Redução de custos

Quando se troca a assinatura física pela assinatura eletrônica há menos utilização de papéis e, por conseguinte, substancial redução de custos para empresa. Seja por não necessitar armazenar mais os documentos em papel, seja pelo ganho de produtividade na gestão destes documentos. Como já mencionamos, o RH é uma das áreas que mais lidam com documentos. Sendo assim, quando os profissionais de recursos humanos implementam a assinatura eletrônica em suas operações, além da redução de custos para a companhia, há também um importante ato de responsabilidade com o meio ambiente.

Foco nas atividades principais na Área de RH

Outro benefício de suma relevância que a assinatura eletrônica proporciona ao RH, é o ganho de produtividade, pois o foco passa a ser direcionado em atividades com maior relevância para o negócio. Já que os colaboradores não precisarão mais se preocupar com impressão de documentos, solicitação de assinatura física, digitalização e armazenamento, o tempo da Área de RH pode ser melhor aproveitado com outras tarefas.

Mobilidade garantida

Os dispositivos móveis como smartphones e tablets estão cada vez mais presentes no dia a dia das pessoas no âmbito corporativo. Sobretudo, no atual momento, onde o home office vem predominando. Com a assinatura eletrônica, é possível assinar por meio de qualquer dispositivo, a qualquer momento e em qualquer lugar.

O Portal QualiSign, maior portal de formalização digital de documentos eletrônicos, garante todos esses benefícios e oferece outros serviços de formalização. Como por exemplo o E-mail com comprovação de entrega e o aceite digital, serviços úteis ao departamento de Recursos Humanos.

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Luiz Rodrigues

Olá! Sou Luiz Rodrigues, pai de três filhos e Diretor de Marketing da QualiSign. Sou formado em Processamento de Dados e pós-graduado em Administração pela USP. Com 13 anos de experiência na área de formalização digital, participei da idealização de soluções inovadoras neste mercado.