A importância do controle de alçadas na assinatura de contratos eletrônicos

Por: Waldemar Felippe

As vantagens do processo de assinatura digital e eletrônica, quando comparados com os processos tradicionais em papel, são largamente percebidas. O processo digital proporciona maior celeridade, segurança, controle e redução de custos.

Entretanto, não podemos nos esquecer que uma assinatura digital nada mais é que um tipo de assinatura eletrônica, baseado em métodos criptográficos. Ela é gerada a partir de um conjunto de regras que atribui ao documento a integridade e a identificação do autor. Porém, ela não garante que ele tenha poderes para praticar os atos descritos no documento.

De uma maneira geral, os poderes e alçadas dos representantes legais das empresas são outorgados por meio de contratos sociais, atas de assembleia e procurações. Nesse sentido, qualquer ato praticado por pessoas não autorizadas, seja por ausência de nomeação, por poderes ou alçadas não estabelecidos, ou pelo vencimento destes documentos legais, pode ser legalmente questionado e invalidado.

A verificação dos poderes e alçadas dos representantes legais de uma empresa é uma tarefa complexa e trabalhosa, devido à forma como são estabelecidos os poderes dos representantes das partes envolvidas em um contrato. Embora complexa, esta tarefa faz parte do dia a dia dos departamentos de compras e jurídico de grandes empresas, que recebem solicitações de vários outros departamentos.

Ao receber uma solicitação de compra ou verificação de um contrato, por exemplo, é necessário verificar se os responsáveis pela solicitação e seus signatários possuem alçadas para tal, sob pena de expor a empresa a grandes riscos operacionais e financeiros.

Controle de alçadas no Portal QualiSign

O Portal QualiSign disponibiliza meios para permitir o controle das alçadas dos signatários dos documentos submetidos a formalização eletrônica. Logo, ao minimizar as possibilidades de que alguém que não tenha alçada necessária venha a assinar um documento, reduz-se o risco operacional, jurídico e financeiro.

Ademais, no Portal QualiSign é possível se determinar quem são as pessoas que podem assinar, a forma da assinatura (isolada e/ou conjunta) e os limites de valor para cada forma de assinatura. Além disso, é possível estabelecer os prazos de validade dos mandatos de cada representante. No processo de montagem do workflow somente os signatários autorizados são selecionados e no momento das assinaturas os poderes são novamente checados.

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Luiz Rodrigues

Olá! Sou Luiz Rodrigues, pai de três filhos e Diretor de Marketing da QualiSign. Sou formado em Processamento de Dados e pós-graduado em Administração pela USP. Com 13 anos de experiência na área de formalização digital, participei da idealização de soluções inovadoras neste mercado.