Assinatura Digital passa a ser obrigatória em alguns documentos de RH

Dentro das empresas, os documentos de RH possuem elevada importância, visto que contém informações sensíveis como dados pessoais, financeiros e confidenciais.

Nessa perspectiva, os profissionais de recursos humanos, para obter mais agilidade e segurança na formalização desses documentos, sempre utilizam a assinatura eletrônica avançada conforme a classificação das assinaturas eletrônicas reguladas no Art. 4º, inciso II da Lei nº 14.063 de 23/09/2020.

No entanto, após a Portaria nº 211 de 11/04/2019, a Assinatura Digital (realizada por meio de um Certificado Digital ICP-Brasil), passou a ser obrigatória para os documentos relacionados à Segurança e Saúde no Trabalho (SST).

Os documentos relacionados à Segurança e Saúde no Trabalho que, embora não seja de incumbência total da Área de RH, possui relação estreita, haja vista que, normalmente, os profissionais de recursos humanos aplicam técnicas no âmbito da saúde ocupacional e segurança do trabalho, seja diretamente ou em forma de intermediação entre empresas terceirizadas que são especializadas em segurança e saúde laboral.

Documentos SST (Segurança e Saúde no Trabalho)

Conforme a Portaria Nº 211 cujo teor dispõe sobre a assinatura e a guarda eletrônica dos documentos relacionados à segurança e saúde no trabalho, tem a previsão explícita da utilização da Assinatura Digital (realizada por meio de um Certificado Digital) desde que, em conformidade com os padrões determinados pela ICP-Brasil – Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira.

Cronograma da obrigatoriedade

É importante ressaltar que, embora publicada em 2019, a obrigatoriedade da utilização de Certificados Digitais para assinatura, guarda e apresentação de documentos relacionados à Segurança e Saúde no Trabalho (SST) tornou-se obrigatória para todas as empresas a partir de abril de 2021, exceto, para aquelas de pequeno porte (EPP) e microempreendedores individuais (MEI) que deverão ter sua obrigatoriedade futuramente.

Documentos considerados válidos para utilização da Assinatura Digital no padrão ICP-Brasil

De acordo com a referida Portaria: “é considerada válida a utilização de certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, normatizada por lei específica, para a criação e assinatura eletrônica dos seguintes documentos:”

• PCMSO – Programa de Controle de Médico de Saúde Ocupacional;
• PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais;
• PGR – Programa de Gerenciamento de Riscos;
• PCMAT – Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil;
• PPR – Programa de Proteção Respiratória;
• ASO – Atestado de Saúde Ocupacional;
• PGSSMTR – Programa de Gestão de Segurança, Saúde e Meio Ambiente do Trabalhador Rural;
• AET – Análise Ergonômica do Trabalho;
• PPR – Plano de Proteção Radiológica;
• Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais Perfurocortantes;
• Certificados ou comprovantes de capacitações contidas nas Normas Regulamentadoras;
• Laudos que fundamentam todos os documentos previstos neste artigo, a exemplo dos laudos de insalubridade e periculosidade (LTCAT, LTIP);
• Demais documentos exigidos com fundamento no art. 200 do Decreto-lei n° 5.452, de 1° de maio de 1943;
• Análise Ergonômica de Trabalho – AET;
• Plano de Proteção Radiológica – PPR;
• Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com materiais perfurocortantes;
• Certificados ou comprovantes de capacitações contidas nas Normas Regulamentadoras;
• Laudos que fundamentam todos os documentos previstos nessa Portaria, como por exemplo, os laudos de insalubridade e periculosidade;
• Todos os demais documentos exigidos com fundamento no Art. 200 do Decreto-Lei 5.452 de 01/05/1943 – CLT.

Todos os documentos relacionados a área de SST deverão ainda obedecer a guarda digital (gestão de documentos) e ter sua conformidade atestada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).

Padrões técnicos que devem ser obedecidos

Os documentos previstos nessa Portaria devem ser assinados obedecendo, obrigatoriamente, o padrão ICP-Brasil. O documento eletrônico necessita estar no formato PDF/A-1 e a verificação de conformidade com a ICP-Brasil, poderá ser realizada em: https://verificador.iti.gov.br/verifier-2.6.2/

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Luiz Rodrigues

Olá! Sou Luiz Rodrigues, pai de três filhos e Diretor de Marketing da QualiSign. Sou formado em Processamento de Dados e pós-graduado em Administração pela USP. Com 13 anos de experiência na área de formalização digital, participei da idealização de soluções inovadoras neste mercado.