30 agosto, 2021 •
Dentro das empresas, os documentos de RH possuem elevada importância, visto que contém informações sensíveis como dados pessoais, financeiros e confidenciais.
Nessa perspectiva, os profissionais de recursos humanos, para obter mais agilidade e segurança na formalização desses documentos, sempre utilizam a assinatura eletrônica avançada conforme a classificação das assinaturas eletrônicas reguladas no Art. 4º, inciso II da Lei nº 14.063 de 23/09/2020.
No entanto, após a Portaria nº 211 de 11/04/2019, a Assinatura Digital (realizada por meio de um Certificado Digital ICP-Brasil), passou a ser obrigatória para os documentos relacionados à Segurança e Saúde no Trabalho (SST).
Os documentos relacionados à Segurança e Saúde no Trabalho que, embora não seja de incumbência total da Área de RH, possui relação estreita, haja vista que, normalmente, os profissionais de recursos humanos aplicam técnicas no âmbito da saúde ocupacional e segurança do trabalho, seja diretamente ou em forma de intermediação entre empresas terceirizadas que são especializadas em segurança e saúde laboral.
Conforme a Portaria Nº 211 cujo teor dispõe sobre a assinatura e a guarda eletrônica dos documentos relacionados à segurança e saúde no trabalho, tem a previsão explícita da utilização da Assinatura Digital (realizada por meio de um Certificado Digital) desde que, em conformidade com os padrões determinados pela ICP-Brasil – Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira.
É importante ressaltar que, embora publicada em 2019, a obrigatoriedade da utilização de Certificados Digitais para assinatura, guarda e apresentação de documentos relacionados à Segurança e Saúde no Trabalho (SST) tornou-se obrigatória para todas as empresas a partir de abril de 2021, exceto, para aquelas de pequeno porte (EPP) e microempreendedores individuais (MEI) que deverão ter sua obrigatoriedade futuramente.
De acordo com a referida Portaria: “é considerada válida a utilização de certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, normatizada por lei específica, para a criação e assinatura eletrônica dos seguintes documentos:”
Todos os documentos relacionados a área de SST deverão ainda obedecer a guarda digital (gestão de documentos) e ter sua conformidade atestada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).
Os documentos previstos nessa Portaria devem ser assinados obedecendo, obrigatoriamente, o padrão ICP-Brasil. O documento eletrônico necessita estar no formato PDF/A-1 e a verificação de conformidade com a ICP-Brasil, poderá ser realizada em: https://verificador.iti.gov.br/verifier-2.6.2/
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Olá! Sou Luiz Rodrigues, pai de três filhos e Diretor de Marketing da QualiSign. Sou formado em Processamento de Dados e pós-graduado em Administração pela USP. Com 13 anos de experiência na área de formalização digital, participei da idealização de soluções inovadoras neste mercado.
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