Departamento de RH com assinatura digital e eletrônica

O departamento de RH sem a Assinatura Digital e Eletrônica, sempre sofreu com o excesso de papéis e burocracia. A legislação trabalhista sempre impôs às empresas a criação de inúmeros formulários e documentos de toda espécie, que devem ser mantidos por um longo período.

A modernização da CLT, introduzida recentemente, já facilita o uso da tecnologia, possibilitando instrumentalizar e inovar alguns processos de forma a aumentar a sua produtividade.

Este cenário, abre espaço para que o departamento de RH possam inovar, implementar ferramentas, simplificar processos de forma a diminuir ao máximo a burocracia, possibilitando direcionar os investimentos e as competências dos colaboradores no foco do negócio e com isso produzir mais resultados.

A saber, já é possível evoluir para um departamento de RH Digital sem abrir mão de segurança e da conformidade com órgãos reguladores ou das burocracias exigidas por outros órgãos públicos e instituições. Uma das tecnologias que certamente está revolucionando as áreas de RH é da Assinatura Digital / Eletrônica.

Transformação Digital do Departamento de RH com Assinatura Digital e Eletrônica

Os departamentos de RH trabalham com documentos de contratação, promoções, demissões, solicitações de adiantamentos, atestados, fichas de vale transportes, solicitações de férias, folhas de ponto, acordos de home office, além de uma série de outros documentos. Gerenciar documentos em papel é, sem dúvida, um processo ineficiente que exige tempo para análise, espaço para a guarda e está exposto à riscos de perda, danos ou mesmo fraude e veracidade das informações.

A transformação digital do departamento de RH deve começar pela revisão de processos. A adoção do conceito paperless (sem papel) é certamente um dos pontos chaves desta transformação. Hoje já é possível adotar a formalização digital de diversos documentos e processos, com validade jurídica.

A fim de se ter uma ideia, é possível adotar a assinatura digital ou eletrônica para a formalização de praticamente todos os documentos envolvidos na relação funcionário – empresa. Tudo sem a necessidade de imprimir nenhuma folha de papel e também sem a necessidade da presença física do funcionário no RH da empresa. Todos os documentos podem ser aprovados e/ou assinados pelo funcionário, mesmo estando em outros locais, como por exemplo em home office.

Com a assinatura digital e eletrônica é possível contratar, com agilidade e segurança, colaboradores para diversas regiões do país, formalizar contratos temporários para atividades em obras de infraestrutura bem como para eventos sazonais típicos de segmentos como a agricultura, comércio e serviços. Ademais, os documentos podem ser facilmente visualizados e assinados, a partir de qualquer dispositivo (computadores e smartphones) e dentro dos prazos estabelecidos. Tudo isso com a agilidade, segurança e validade legal.

Benefícios para o Departamento de RH com Assinatura Digital e Eletrônica

Ainda que pareça um detalhe em meio a todo o trabalho da equipe de RH, o uso da assinatura digital ou eletrônica beneficia todo o ciclo de gestão de colaboradores de uma empresa, gerando:

Economia em arquivamento e translado de papéis;

Mobilidade, a permitir assinar documentos de qualquer lugar;

Otimização de tempo dos profissionais do RH;

Segurança dos documentos e dos dados presentes nos documentos;

Agilidade no andamento dos processos;

Cultura de consciência sustentável.

Compliance, Rastreabilidade e Governança

Ao mesmo tempo que há necessidade de obter agilidade e ganho de produtividade dos recursos humanos, é necessário cumprir as regras cada vez mais rígidas de políticas da empresa (compliance) e de leis e outros padrões de controle exigidos pelo mercado.

Desse modo, as operações realizadas em meio digital, como a assinatura digital de documentos, garantem a rastreabilidade das operações, estando 100% em conformidade com os órgãos reguladores e com os requisitos de governança do mercado.

O que a QualiSign pode fazer por você?

A QualiSign pode ajudar a desmaterializar os processos de RH de sua empresa, permitindo:

Eliminar até 100% da necessidade de papel em contratos de trabalho e documentos relacionados, através formalização de forma digital ou eletrônica, incluindo certificação digital e biometria (facial e digital);

Workflow de aprovação e formalização;

Armazenar documentos eletrônicos em servidores físicos, localizados no Brasil, em datacenters com redundância;

Pesquisa, acesso e download a todo documento relacionado ao RH da empresa, a qualquer momento;

Controlar documentos relativos aos colaboradores em atividade e de ex-colaboradores (passivo documental);

Gestão de prazos de validade de documentos;

Enviar e-mails com comprovação de entrega;

Aplicar carimbos de tempo em todos os documentos eletrônicos;

Possibilidade de integração com sistemas de gestão de RH e ou de contratos.

Você não vai deixar sua empresa fora dessa, vai? Portanto, faça como as maiores empresas do Brasil, adote o Portal QualiSign para a formalização digital / eletrônica de seus documentos.

Luiz Rodrigues

Olá! Sou Luiz Rodrigues, pai de três filhos e Diretor de Marketing da QualiSign. Sou formado em Processamento de Dados e pós-graduado em Administração pela USP. Com 13 anos de experiência na área de formalização digital, participei da idealização de soluções inovadoras neste mercado.