A transformação digital já faz parte do dia a dia das empresas e mudou a forma como contratos e documentos são criados, enviados e assinados. Dessa maneira, o que antes exigia papel, carimbo e deslocamento até o cartório, com a transformação digital, tudo acontece de maneira totalmente eletrônica, com validade jurídica e rastreabilidade. Nesse contexto, dois termos costumam ser confundidos: formalização digital e assinatura digital.
Embora estejam relacionados, eles têm significados diferentes. Logo, a assinatura digital é apenas uma das diversas formas de formalização de um documento eletrônico. Por sua vez, a formalização digital, propriamente dita, abrange um conjunto de tecnologias que servem para autenticar um documento ou transação no mundo digital. Vamos entender melhor esses dois conceitos.
A formalização digital é o processo de aplicar tecnologias a documentos eletrônicos para garantir sua autenticidade, integridade e validade jurídica. Em outras palavras, trata-se de transformar um documento ou transação digital em um ato formal, assegurando que ele tenha o mesmo valor legal e nível de segurança de um documento em papel. Nesse sentido, o objetivo é o mesmo da formalização tradicional: comprovar a vontade das partes e dar respaldo legal ao conteúdo. Ou seja, a diferença está apenas no meio utilizado.
No ambiente digital, existem diversos tipos de formalização, como: assinaturas digitais e eletrônicas, carimbo de tempo, rubricas eletrônicas, chancelas, aceite digital e até pelo envio de notificações extrajudiciais por e-mail. Todos esses mecanismos, portanto, quando aplicados corretamente, possibilitam que o documento seja legítimo, rastreável e seguro.
Dessa forma, a formalização digital não se limita ao ato de assinar, mas abrange a aplicação de outras tecnologias que contribuem para que o documento ou transação tenha maior segurança e possam atender às exigências de comprovação de autoria e validade jurídica de um documento eletrônico. Portanto, ela combina segurança criptográfica, conformidade legal e praticidade, substituindo a burocracia do papel por processos rápidos e sustentáveis.
A assinatura digital é uma das ferramentas utilizadas dentro da formalização digital. Ela utiliza um certificado digital emitido pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira) para identificar o signatário e garantir que o documento não possa ser alterado após a assinatura. Dessa forma, esse certificado funciona como uma identidade eletrônica da pessoa física ou jurídica e assegura, então, a autenticidade e a integridade do conteúdo assinado.
A assinatura digital tem validade jurídica equivalente à assinatura de próprio punho, conforme previsto na Medida Provisória nº 2.200-2/2001. Trata-se, portanto, da forma mais segura e robusta de autenticação eletrônica e é amplamente aceita em contratos, procurações e documentos que exigem alto grau de confiança.
No entanto, ela não é a única forma de assinar documentos digitalmente. Há também as assinaturas eletrônicas, que podemos conceituá-las como todas aquelas outras formas de assinatura que não utilizem o certificado digital. Alguns exemplos são: login e senha, biometria, token ou autenticação por e-mail. Elas são igualmente válidas, desde que acompanhadas de evidências técnicas.
Uma plataforma completa de formalização digital reúne diversas tecnologias que, juntas, asseguram validade jurídica, autenticidade e rastreabilidade. Nesse contexto, entre as principais, destacam-se:
O certificado digital é uma identidade eletrônica de pessoas físicas e empresas, que comprova quem está por trás de uma assinatura digital. Assim sendo, ele funciona como um documento de identidade no meio digital, garantindo, assim, a autenticidade, integridade e validade jurídica das transações e documentos assinados eletronicamente.
É a forma mais segura de autenticação digital. Utiliza um certificado digital vinculado ao CPF ou CNPJ do signatário, garantindo, dessa maneira, validade jurídica plena e impossibilitando alterações após a assinatura.
Permite assinar documentos de forma prática, sem necessidade de certificado digital. Pode usar login e senha, autenticação por e-mail, token ou biometria. Conforme mencionado, tem validade jurídica, desde que acompanhada de evidências técnicas.
Aplica o registro oficial da Hora Legal Brasileira (HLB) à assinatura ou ao evento digital, garantindo a comprovação exata do momento em que a ação foi realizada. Logo, é fundamental em auditorias e disputas judiciais.
Permite que o signatário manifeste sua concordância com apenas um clique. O sistema registra automaticamente o endereço IP, a data, a hora e o método de autenticação, assegurando a rastreabilidade do ato.
Substitui a carta registrada, oferecendo comprovação de entrega, leitura e abertura de anexos. Nessa perspectiva, esse recurso é amplamente utilizado em cobranças, comunicações contratuais e avisos administrativos, reduzindo custos e tempo de resposta.
Esses elementos trazem identificação visual ao documento, permitindo incluir uma rubrica, um carimbo personalizado ou a imagem da assinatura manuscrita do signatário, sem comprometer a segurança jurídica. Eles não são essenciais ao processo de formalização, porém, contribuem de forma visual com a percepção de que a formalização foi realizada com sucesso.
A autenticação multifator (MFA) é uma das principais tecnologias de segurança que fortalecem a segurança de acesso aos dados e documentos eletrônicos. Desse modo, temos algumas formas de autenticação multifator:
– OTP (One-Time Password) via SMS, e-mail ou app autenticador;
– Tokens físicos ou virtuais (HSM, Authenticator, YubiKey);
– Certificado digital armazenado em nuvem;
– Autenticação biométrica (facial, digital ou de voz);
– Validação via aplicativo móvel (push notification);
– Confirmação por canal paralelo (ex: e-mail de verificação).
Empresas que adotam uma solução de formalização digital têm ganhos significativos em diversos aspectos do negócio. Entre os principais benefícios estão, por exemplo:
A formalização digital elimina gastos com papel, impressão, transporte de documentos e reconhecimento de firma. Logo, com tudo digitalizado, as empresas reduzem despesas operacionais e otimizam recursos.
Assinar e enviar documentos digitais leva apenas alguns minutos. Dessa maneira, isso acelera negociações, contratos e aprovações, tornando os fluxos internos muito mais eficientes.
Cada ação dentro do processo é registrada com evidências técnicas, garantindo que a autoria, a data e o conteúdo do documento possam ser comprovados juridicamente.
A redução do uso de papel e transporte físico contribui para práticas mais sustentáveis e alinhadas às políticas ESG.
Com uma plataforma completa, é possível reunir assinatura digital, notificações, aceite digital e validação de dados em um só lugar, sem precisar de múltiplos fornecedores. Além disso, a integração via API permite que o sistema se conecte a ERPs, CRMs e softwares jurídicos, mantendo, assim, os processos ágeis e escaláveis.
Uma boa plataforma de formalização digital deve operar em conformidade com as normas da ICP-Brasil e da LGPD, garantindo proteção de dados e respaldo jurídico. Ou seja, isso inclui o uso de criptografia, autenticação multifatorial, controle de acesso por perfil e armazenamento seguro em datacenters nacionais.
Essas medidas garantem que as informações estejam protegidas e que os documentos possam ser utilizados como prova em qualquer instância judicial ou administrativa.
A QualiSign é pioneira em formalização digital no Brasil, com mais de 30 anos de experiência no setor. Sua plataforma reúne, em um único ambiente, todos os recursos necessários para formalizar documentos com segurança, agilidade e validade jurídica.
Entre os principais diferenciais estão:
Com a QualiSign, as empresas eliminam burocracias, reduzem custos e centralizam todos os processos de formalização em um único sistema confiável e em conformidade com as normas legais técnicas e de proteção de dados. Para maiores informações, clique aqui e fale com um especialista.
A formalização digital é muito mais do que assinar um documento online. Ela engloba diversas tecnologias que garantem autenticidade, integridade e validade jurídica em um ambiente totalmente eletrônico.
A assinatura digital é uma das etapas desse processo, contudo, a formalização digital abrange um ecossistema completo de soluções que incluem carimbo de tempo, aceite digital, rubricas, notificações e validações automáticas.
Dessa forma, ao adotar uma plataforma completa de formalização digital como a QualiSign, sua empresa ganha eficiência, segurança, sustentabilidade e escabilidade para expandir os seus negócios. Agora você já conhece o que uma plataforma completa deve oferecer.
Olá! Sou Luiz Rodrigues, pai de três filhos e Diretor de Marketing da QualiSign. Sou formado em Processamento de Dados e pós-graduado em Administração pela USP. Com 13 anos de experiência na área de formalização digital, participei da idealização de soluções inovadoras neste mercado.
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