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Início » Assinatura Digital » 5 dicas de como aumentar a produtividade da sua empresa

5 dicas de como aumentar a produtividade da sua empresa

13 setembro, 2021 •

Assinatura Digital •

Assinatura Eletrônica •

produtividade

Um dos principais objetivos de todas as empresas é o aumento da produtividade em todos os setores. No entanto, há processos defasados e arcaicos que exigem demasiado tempo, gasto em tarefas maçantes que poderiam ser facilmente substituídas por processos inteligentes, direcionando o esforço para o core business da companhia.

Nesse sentido, a adoção de algumas medidas, sobretudo no âmbito da tecnologia, pode melhorar a experiência dos colaborares e gerar um dia a dia de trabalho muito mais produtivo, expandindo os resultados do negócio.

Sendo assim, relacionamos aqui algumas dicas que geram um extraordinário aumento de produtividade no cotidiano da sua empresa.

Troque o manual pelo eletrônico

 

Quando falamos de aumento de produtividade, certamente um dos pontos mais importantes é utilizar plataformas eletrônicas e automatizadas para a formalização de documentos. Quando se formaliza documentos de forma manual, ou seja, por meio de papel, o processo é longo e maçante: impressão de cópias do documento, assinatura em todas as vias, envio ao cartório para reconhecimento de firma, envio para outra parte assinar, recebimento e conferência do documento assinado contraparte, digitalização do documento e armazenamento.

Por outro lado, quando se formaliza pelo meio digital, com uma plataforma de assinatura digital e eletrônica, o processo se resume em apenas: cadastrar o documento, assinar digitalmente ou eletronicamente, aguardar a assinatura da outra parte e pronto! Documento assinado, gerenciado e armazenado com total validade jurídica.

Logo, trocando o processo manual pelo eletrônico, o tempo é reduzido de dias para horas com expressivo ganho de eficiência e agilidade, ficando nítido o ganho de produtividade do pessoal da área operacional em suas tarefas associadas aos papéis e das pessoas que assinam os documentos.

Otimize o tempo e as tarefas

 

Tão importante quanto automatizar as tarefas, é otimizá-las. Um bom caminho é escolher plataformas seguras e que possuam diversos serviços, que estejam em conformidade com as normas e legislações nacionais e internacionais, que proporcionem funcionalidades de compliance, que realizem integrações com sistemas gestores para maior agilidade, que possuam notificações que lembrem sobre tarefas pendentes e demais recursos que tenham como objetivo a melhor otimização do tempo.

Proporcione uma boa experiência para os seus colaboradores

 

Como mencionado anteriormente, a experiência dos usuários deve ser a melhor possível, pois isso interfere diretamente na produtividade.

Sistemas e serviços que não estejam em conformidade ou que não possam alcançar os resultados em seus processos por meio da eficácia e da qualidade, desgastam e desanimam o colaborador, reduzindo drasticamente a produtividade.

Portanto, é de suma importância investir em plataformas robustas, certificadas e seguras.

Colaborador desmotivado e sobrecarregado é sinônimo de baixa produção.

Escolha fornecedores que ofereçam um bom suporte

 

Quando se contrata um fornecedor de serviços que não oferece um suporte célere e efetivo, eventuais problemas deverão ser resolvidos pela sua equipe. O tempo gasto na resolução de problemas que deveriam ser resolvidos pelo seu fornecedor, pode ser crucial para o seu negócio, visto que prejudica demasiadamente a produtividade e aumenta o risco de perdas financeiras.

Portanto, o seu fornecedor deve oferecer um suporte qualificado, composto por especialistas no assunto, garantindo a tranquilidade para que sua equipe consiga focar em tarefas mais importantes.

Utilize serviços com respaldo jurídico

 

Possuir dúvidas é algo inerente nas empresas. Contudo, dúvidas constantes geram atrasos nas tarefas e nas decisões. Quando as dúvidas estão relacionadas ao âmbito jurídico, o assunto se torna ainda mais delicado.

Em caso de dúvida se uma tarefa deve ou não ser realizada, habitualmente o setor jurídico é acionado. Este, por sua vez, normalmente possui uma alta demanda de tarefas, fazendo com que a resposta normalmente demore e assim, um bom seja tempo perdido.

Nesse sentido, é fundamental contratar serviços que estejam em conformidade com a legislação e não gerem dúvidas na sua utilização.

Por exemplo, a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais) está em plena vigência e é muito arriscado utilizar plataformas que não estejam em conformidade com a legislação e não se comprometem com as obrigações vinculativas adequadas.

Outro exemplo no âmbito jurídico é sobre plataformas de formalização digital de documentos. As assinaturas digitais e eletrônicas oferecidas pelos fornecedores precisam possuir validade jurídica inquestionável e ainda, fornecer evidências técnicas e elementos essenciais para eventuais atos comprobatórios.

Diversos benefícios em uma única plataforma

 

O Portal QualiSign é o mais completo portal de formalização digital. Além de assinatura digital com validade jurídica inquestionável e assinatura eletrônica de simples utilização com disponibilização de evidências técnicas, há outros serviços correlatos como: carimbo de tempo, certificado digital e e-mail com comprovação de entrega.

Ademais, a QualiSign conta com uma equipe especializada de suporte, com atendimento premium para garantir a melhor experiência para os clientes.

Resultados de aumento de produtividade

 

Com o uso dos serviços de formalização digital da QualiSign, os resultados na produtividade são notórios e importantes.

A Comgás, cliente da QualiSign, adotou a assinatura digital em contrato com fornecedores. Como resultado, a empresa conseguiu um ganho de 65% do tempo de formalização de contrato, o que gerou um impacto de 14% na produtividade dos recursos.

Já a Ingredion, fornecedora mundial no ramo alimentício, conseguiu um ganho de produtividade de 37,5%.

Leia na íntegra nossos casos de sucesso.

Para mais informações, clique aqui e deixe os seus dados que um especialista retornará o contato o mais breve possível.

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Luiz Rodrigues

Olá! Sou Luiz Rodrigues, pai de três filhos e Diretor de Marketing da QualiSign. Sou formado em Processamento de Dados e pós-graduado em Administração pela USP. Com 13 anos de experiência na área de formalização digital, participei da idealização de soluções inovadoras neste mercado.

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